Digitaler Rat;
hier: Antrag der SPD-Fraktion vom [02.11.2020](si010.asp?YY=2020&MM=11&DD=02
"Sitzungskalender 11/2020 anzeigen" ) und gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion
und Grüne-Fraktion vom [04.11.2020](si010.asp?YY=2020&MM=11&DD=04
"Sitzungskalender 11/2020 anzeigen" )

Darstellung der Sachlage:

Die Stadtverwaltung Alsdorf nutzt das Ratsinformationssystem Allris bereits seit 2009. Seither werden die Sitzungsunterlagen (Einladung mit Tagesordnung, Sitzungsvorlagen, Niederschrift) nur noch digital mit diesem System erstellt.

Erstmalig mit der 2. Änderung der Geschäftsordnung (Beschluss des Rates der Stadt am 05.11.2015) wurde die Möglichkeit einer rein digitalen Zustellung an Rats- und Ausschussmitglieder geschaffen.

Derzeit nutzen 11 Ratsmitglieder sowie zwei sachkundige Ausschussmitglieder diese Möglichkeit und verzichten auf die papiergebundene Zustellung der Sitzungsunterlagen (Einladung, Vorlagen, Niederschrift).

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung betrachtet die Verwaltung auch den Sitzungsdienst weitergehender. Der Verwaltung liegen darüber hinaus sowohl ein Antrag der SPD-Fraktion vom 02.11.2020 (Anlage 1) sowie ein gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion und Grüne-Fraktion vom 04.11.2020 (Anlage 2) zu dieser Thematik vor.

Die Zustellung der Sitzungsunterlagen in digitaler Form erzielt positive Effekte im Verwaltungsablauf des A 12 - Amt für Rat und Verwaltung. Langfristig könnte hierdurch die Arbeitsüberlastung der Mitarbeiterinnen des Ratsbüros gemildert werden. Durch die komplette Umstellung auf eine digitale Ratsarbeit und den damit verbundenen Verzicht auf eine Zustellung der Unterlagen in Papierform könnte darüber hinaus eine zeitnahere Zustellung der Unterlagen erzielt werden.

Im Zuge der Umsetzung des papierlosen Sitzungsdienstes ergibt sich eine Vielzahl von Optionen hinsichtlich Auswahl der Geräte, Gestaltung der Nutzungsvereinbarungen usw. Um das Gesamtkonzept auch auf die Nutzerbedarfe abzustellen und somit die Basis für eine reibungslose Umsetzung sowie für eine zukünftig zufriedenstellende Arbeit mit diesem System zu ermöglichen, ist im jetzigen Stadium die Einbindung der Ratsmitglieder wichtig. Daher sollte der finale Umsetzungprozess durch die in der heutigen Ratssitzung gebildete Arbeitsgruppe begleitet werden.

Darstellung der Rechtslage:

Die Geschäftsordnung des Rates bietet derzeit die Möglichkeit, auf papiergebundene Sitzungsunterlagen zu verzichten. Um einen nahezu vollständig digitalen Sitzungsdienst zu erreichen, ist eine Änderung der Geschäftsordnung denkbar. Hier könnte eine verpflichtende Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst vereinbart werden, wobei im Einzelfall auf Antrag auch weiterhin die Zustellung in Papierform ermöglicht werden könnte.

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beschließt die Bildung einer Arbeitsgruppe „Digitaler Rat“ zur Finalisierung des Umsetzungsprozesses. In diese Arbeitsgruppe entsendet der Rat der Stadt folgende Ratsmitglieder:

Darstellung der finanziellen Auswirkungen:

Durch den Verzicht auf papiergebundene Sitzungsunterlagen können sowohl Materialkosten für Druck, Papier und Zustellung eingespart werden, als auch Personalkosten für die Zusammenstellung, den Druck und die Zustellung der Sitzungsunterlagen. Dem gegenüber stehen eventuelle Kosten für die Bereitstellung/Nutzung mobiler Endgeräte.

Grundlage für die Berechnung eventueller Einsparpotentiale bilden die Einladungen, Sitzungsvorlagen und Niederschriften des Rates der Stadt und seiner Fachausschüsse im Jahr 2019. Aufgrund des corona-belasteten Sitzungsjahres 2020 hat die Verwaltung zur realistischeren Darstellung darauf verzichtet, dieses Jahr als Basis für die Berechnung zu wählen.

Im Jahr 2019 sind insgesamt für den Druck der Sitzungsunterlagen Kosten in Höhe von 19.056,09 entstanden. Hierbei wurden die Papierkosten, Druckkosten und Kosten für Heftklammern u. ä. berücksichtigt. Portokosten sind im Jahr 2019 in Höhe von 2938,56 € entstanden.

Bei Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes fallen, abhängig von der Entscheidung hinsichtlich der Zurverfügungstellung von entsprechender Hardware für die Ratsmitglieder und/oder sachkundigen Bürger/innen und Einwohner/innen Kosten für Anschaffung, Support bzw. eventuelle Abnutzungspauschalen bei Verwendung privater Endgeräte an. Hier sind zunächst grundlegende Entscheidungen in Zusammenarbeit mit der zu bildenden Arbeitsgruppe zu treffen. Daher können diese finanziellen Auswirkungen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht genau beziffert werden.

Darstellung der ökologischen und sozialen Auswirkungen:

Umweltfreundlichkeit und –schutz werden unterstützt durch weniger Kopier-, Papier- und Energieeinsatz. Eine Verringerung des Treibhausgases CO2, das als Hauptverursacher der weltweiten Klimaerwärmung gilt, kann auch durch die Vermeidung von Papierausdrucken erzielt werden.

		gez. Kahlen
Bürgermeister		Erster Beigeordneter		Technische Beigeordnete
Kämmerer		Referat Jugend, Schulen und Sport		Kaufmännischer Betriebsleiter ETD
Technischer Betriebsleiter ETD		Rechnungsprüfungsamt