Sachstand zum Thema Digitalisierung bei der Stadt Herzogenrath

Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

Sachverhalt:

Onlinezugangsgesetz – Serviceportal NRW:

Mit dem in 2017 in Kraft getretenen Onlinezugangsgesetz (OZG) wurden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Dienstleistungen bis zum 31. Dezember 2022 elektronisch über Verwaltungsportale zur Verfügung zu stellen und diese Portale miteinander zu verknüpfen.

Im Zuge dessen wurde seitens der Verwaltung dem Haupt- und Finanzausschuss mit Vorlage vom 10.04.2018 (Drucksachen-Nr: V/2018/076) die Serviceportallösung der regio-iT vorgestellt, welche daraufhin in 2018 zur Einrichtung des Serviceportals bei der Stadt Herzogenrath beauftragt worden ist. Aufgrund verschiedener Probleme seitens der regio-iT wurde erst Mitte November 2019 das Serviceportal bei der Stadt Herzogenrath installiert.

Das Serviceportal soll den bisherigen Menüpunkt „Bürgerinformationssystem“ auf der Homepage www.herzogenrath.de ablösen und die Verwaltungsleistungen online zur Verfügung stellen, damit die Bürgerinnen und Bürger zukünftig in der Lage sind, gemäß den Forderungen des OZG mittels eines personalisierten Accounts die bereitgestellte Leistung digital in Anspruch zu nehmen und auch online beantragen zu können. Die Projektleitung dazu hat das A 10 – Hauptamt und Steuern übernommen mit technischer Unterstützung durch A 12 – Informationstechnik.

Nun gilt es, die schon bestehenden Inhalte im derzeitigen „Bürgerinformationssystem“ in Zusammenarbeit von A 10 und den einzelnen Fachämtern aufzubereiten und anschließend durch A 12 ins Serviceportal einzupflegen. Bereits in der 2. Jahreshälfte 2019 wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Ämter auf der Belegschaftsversammlung hierüber informiert und es wurde mit der Aufbereitung der im „Bürgerinformationssystem“ stehenden Inhalte durch A 10 und die Fachämter begonnen. Diese Vorarbeiten sollen bis Mitte Februar 2020 beendet sein.

Nun wurde seitens der Projektleitung im A 10 die weitere Projektplanung für die Umsetzung des OZG entwickelt (siehe Anlage 1). Bis Ende Februar 2020 sollen die Rückläufe der Fachämter durch A 12 in das Serviceportal eingepflegt werden. Parallel dazu bis Ende März 2020 werden die Fachämter und all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ämterweise von A 10 und A 12 in der Bedienung des Serviceportals geschult, dabei wird mit Pilotämtern begonnen. Nach Abschluss dessen kann im April 2020 die Testphase erfolgen, in der das Serviceportal in voller Funktion intern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Herzogenrath zur Verfügung steht und auf alle Funktionalitäten geprüft werden soll. Sodann kann das Serviceportal ab Mai 2020 in den Echtbetrieb gehen und ein Meilenstein des OZG wäre damit erreicht.

Mit Inbetriebnahme des Serviceportals ist das Projekt „Umsetzung des OZG“ jedoch nicht beendet, sondern nur der erste Schritt erfolgt. Gemäß den Forderungen des OZG müssen bis Ende 2022 alle ca. 370 Leistungen der Stadt Herzogenrath - somit auch die, die bisher zwar ausgeführt werden, allerdings nicht im jetzigen „Bürgerinformationssystem“ zu finden sind - digitalisiert und über das Serviceportal zur Verfügung gestellt werden. Somit wird sich die Projektleitung des A 10 gemeinsam mit den Fachämtern ab der 2. Hälfte diesen Jahres mit allen weiteren geforderten Leistungen des OZG befassen und damit beginnen, diese bei der Stadt Herzogenrath umzusetzen und zu digitalisieren. Ab diesem Zeitpunkt bis zum Ende des Jahres 2022 ist somit immer wieder die Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und den Fachämtern bezüglich deren Leistungen und Prozesse gefragt.

Noch sind durch Bund, Land und den Fachgremien bezüglich der Leistungsbeschreibungen, finanziellen Zuständigkeiten und technischen Voraussetzungen Unwägbarkeiten gegeben, wodurch der Projektplan derzeit nicht im Detail bis zum Ende des Jahres 2022 fortgeführt werden kann. Zum Thema OZG/Portallösung besteht reger Kontakt zu den umliegenden Kommunen, bspw. in Form des Arbeitskreises Digitalisierung. Die Detailierung des Projektplans wird daher sukzessive nach Stand der Informationen und Gesetzeslage fortgeführt. Der Haupt- und Finanzausschuss wird über die Beschlusskontrolle oder weitere Vorlagen fortwährend über den Sachstand informiert.

Eine der zwei Grundvoraussetzungen für die Zielerreichung dieses Projektes ist in erster Linie die Mitarbeit der Fachämter. Das Ergebnis des Projektes steht in klarer Abhängigkeit zu dieser Mitarbeit, da in den Ämtern die inhaltliche Arbeit zur Einführung des Serviceportals und zur Umsetzung des OZG liegen wird. Die Priorisierung dieses Projektes innerhalb der Ämter ist von Nöten und die Mitarbeit jeder/s einzelnen Kollegin/en ist gefragt, da das Serviceportal zukünftig das Tagesgeschäft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begleiten wird. Somit ist eine Sensibilisierung für dieses Thema von allen Führungsebenen bis hin zum Einzelnen notwendig. Zum Zweiten ist die Bereitstellung der personellen Ressourcen für die Projektleitung und –federführung ausschlaggebend. Die KDN (Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister) empfiehlt vor dem Hintergrund der Digitalisierung in den Kommunen dauerhaft zwei Vollzeitstellen pro Kommune für diese Sachbearbeitung und Projektdurchführung einzurichten, um den Forderungen des E-Government-Gesetzes und des Onlinezugangsgesetzes gerecht zu werden. Eine Stelle soll dabei angesiedelt sein im IT-Bereich für die technische Umsetzung, die andere in einem zentralen Amt der Kommune als Federführung des Projektes. Auch während und nach der Bereitstellung aller online-Dienstleistungen bis Ende 2022 werden weitere Digitalisierungsprojekte folgen, bspw. die E-Akte und der digitale Aktenplan, E-Payment, Medienbruchfreie digitale Prozesse, Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Projekte der Modellregion Aachen etc. Zwar wurde im A 10 eine zusätzliche Stelle eingerichtet, jedoch stehen hier aufgrund anderer Aufgaben (Organisationsuntersuchungen, Wahlen) lediglich 0,5 Stellenanteile für das Projekt Digitalisierung/OZG zur Verfügung. Inwieweit dies dauerhaft zur Umsetzung des Entwicklungsprozesses der Stadt Herzogenrath zu einer modernen, leistungsstarken und digitalisierten Kommune ausreichend ist, kann zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abschließend festgestellt werden.

E-Rechnung:

Mit Vorlage vom 25.09.2018 (Drucksachen-Nr: V/2018/237) wurde dem Haupt- und Finanzausschuss die Einführung der E-Rechnung bei der Stadt Herzogenrath durch die regio-iT vorgestellt. Weiterhin liegen regelmäßig aktuelle Beschlusskontrollen zum Sachstand E-Rechnung vor. Ab dem 01.02.2020 erfolgt der Echtbetrieb der E-Rechnung in den Pilotämtern. Parallel läuft die Testphase weiter für die übrigen Ämter bis sukzessive alle Ämter der Inbetriebnahme folgen. Innerhalb des Jahres 2020 wird die E-Rechnung in allen Ämtern der Stadt Herzogenrath in den Echtbetrieb umgesetzt.

Datenschutz und Informationssicherheit:

Der Sachstand zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit bei der Stadt Herzogenrath kann dem aktuellen Bericht 2019 des Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit entnommen werden (siehe Anlage 2).

Rechtliche Grundlagen:

Onlinezugangsgesetz

E-Government-Gesetz

Finanzielle Auswirkungen (einschl. Darstellung der Folgekosten – Sach- und Personalaufwendungen – sowie Folgeerträge):

Die Kosten für die im Sachverhalt beschriebenen Maßnahmen sind bereits im Einzelfall genehmigt und im Haushaltsjahr 2020 sowie der mittelfristigen Planung berücksichtigt.

Anlagen:

Anlage 1: Projektplan OZG 2019-2022

Anlage 2: Bericht Datenschutz und Informationssicherheit 2019