Anpassung der Dienstanweisung zur Übertragung von Ermächtigungen im Rahmen des
Jahresabschlusses

Erläuterungen:

Durch das erste Gesetz zur Weiterentwicklung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements für Gemeinden und Gemeindeverbände im Land Nordrhein-Westfalen (1. NKF-Weiterentwicklungsgesetz – NKFWG) wurde § 22 der Gemeindehaushaltsverordnung NW (GemHVO), der die Zulässigkeit von Ermächtigungsübertragungen regelt, dahingehend geändert, dass der Oberbürgermeister die Grundsätze über Art, Umfang und Dauer von Ermächtigungsübertragungen mit Zustimmung des Rates bestimmt.

In der Folge trat die - nach mit Beschluss vom 10.12.2014 erfolgter Zustimmung des Rates - erstmalig für die Jahresabschlussarbeiten des Jahres 2015 anzuwendende „Dienstanweisung zur Übertragung von Ermächtigungen im Rahmen des Jahresabschlusses“ in der derzeit gültigen Fassung vom 11. Dezember 2014 in Kraft.

Zusammengefasst ist gem. der Dienstanweisung eine Ermächtigungsübertragung, also die Übertragung eines Haushaltsansatzes in das Folgejahr zur Erhöhung des Ansatzes des Folgejahres, nach Antrag der Fachverwaltung dann möglich, wenn ein Maßnahmenbeginn nachweisbar ist. Dabei sieht die Ermächtigungsübertragung eine restriktive Prüfung durch den Fachbereich Finanzsteuerung mit ausschließlicher Entscheidungsbefugnis der Fachbereichsleitung vor, da der Maßnahmenbeginn - in der Regel durch das Vorliegen nachweisbarer Leistungsverpflichtungen gegenüber Dritten - zu belegen ist.
Dem Rat der Stadt werden die Ermächtigungsübertragungen, die die in § 8 der Haushaltssatzung vorgeschriebene Wertgrenze (derzeit 150.000 Euro) übersteigen, zur Kenntnis gebracht. Außerdem berichtet die Stadtkämmerin im Finanzausschuss auch über die Genehmigung von Ermächtigungsübertragungen unterhalb der Wertgrenze, sofern dies einzelfallbezogen geboten ist. Alle Ermächtigungsübertragungen werden unabhängig von der Wertgrenze dem Jahresabschluss des jeweiligen Jahres beigefügt.

In der Praxis haben sich die in der Dienstanweisung enthaltenen Regelungen im Zuge der Jahresabschlussarbeiten 2015 und 2016 bewährt. Es hat sich gezeigt, dass ein hoher Anteil der durch die Fachverwaltungen beantragten Ermächtigungsübertragungen aufgrund eines unzweifelhaft vorliegenden Maßnahmenbeginns – nachgewiesen etwa durch Rechnungen, Auftragsvergaben oder bereits geleisteten Auszahlungen – ohne besonderen Prüfaufwand genehmigungsfähig sind.

Aufgrund der in der bisherigen Fassung enthaltenen ausschließlichen Entscheidungsbefugnis des Fachbereichsleiters des Fachbereichs Finanzsteuerung ist eine Delegation der Entscheidung dieser unstrittigen Fälle auf die jeweiligen Fachbereichscontroller oder den zuständigen Abteilungsleiter derzeit nicht möglich.

Aus Gründen der Verwaltungsökonomie und zur Stärkung der Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereichs wird vorgeschlagen, für Ermächtigungsübertragungen unterhalb der Wertgrenze gem. § 8 der Haushaltssatzung (derzeit 150.000 Euro) eine nach Prüfbedürftigkeit gestaffelte Delegationsmöglichkeit einzuräumen. Entscheidungen über Ablehnungen von Ermächtigungsübertragungen sowie die Wertgrenze überschreitende Übertragungen blieben ebenso weiterhin dem Fachbereichsleiter vorbehalten wie die Entscheidung über Anträge von Maßnahmen von übergeordneter gesamtstädtischer Bedeutung. Unkritische Fälle – z.B. bei Nachweis des Maßnahmenbeginns durch bereits getätigte Auszahlungen oder bei vorliegenden Rechnungen – würden zukünftig direkt durch den Fachbereichscontroller entschieden. Im Übrigen würde die Entscheidungsbefugnis auf den Abteilungsleiter der zuständigen Abteilung „Haushaltsplanung und –controlling“ delegiert, um einerseits dem Bedürfnis der Verwaltungsökonomie, andererseits aber im Sinne des „Vier-Augen-Prinzips“ auch der notwendigen Qualitätssicherung Rechnung zu tragen.

Beschlussvorschlag:

Der Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen, der ergänzten Dienstanweisung zur Übertragung von Ermächtigungen im Rahmen des Jahresabschlusses nach § 22 Gemeindehaushaltsverordnung NW (GemHVO) zuzustimmen.

Der Rat der Stadt Aachen stimmt der ergänzten Dienstanweisung zur Übertragung von Ermächtigungen im Rahmen des Jahresabschlusses nach § 22 Gemeindehaushaltsverordnung NW (GemHVO) zu.

Finanzielle Auswirkungen JA NEIN x
Investive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebe­ner Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebe-ner Ansatz 20xx ff.	Gesamt­bedarf (alt)	Gesamt­bedarf (neu)
Einzahlungen	0	0	0	0	0	0
Auszahlungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0	0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden
konsumtive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebe­ner Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebe-ner Ansatz 20xx ff.	Folgekos-ten (alt)	Folgekos-ten (neu)
Ertrag	0	0	0	0	0	0
Personal-/ Sachaufwand	0	0	0	0	0	0
Abschreibungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0	0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden

Es ergeben sich keine finanziellen Auswirkungen.