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Sachstandsbericht E-Government


Letzte Beratung
Dienstag, 17. September 2019 (öffentlich)
Federführend
A 10.2 Zentrale Dienste, Organisation und Wahlen
Originaldokument
http://ratsinfo.alsdorf.de/bi/vo020.asp?VOLFDNR=5914

Darstellung der Sach- und Rechtslage:

Durch die Landes- und Bundesgesetzgebung der vergangenen Jahre (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-WestfalenEGovG NRW), Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsdienstleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG)) werden die Kommunen immer stärker verpflichtet, ihre Dienstleistungen auch online anzubieten.

Um auf die in diesem Kontext notwendigen technischen und organisatorischen Veränderungsbedarfe angemessen reagieren zu können, wurde im Jahre 2017 die PROSOZ Herten GmbH beauftragt, gemeinsam mit einer verwaltungsinternen Arbeitsgruppe ein Handlungskonzept zur praktischen Umsetzung und Bewältigung der anstehenden „Digitalen Transformation“ der Stadtverwaltung Alsdorf zu erarbeiten. In insgesamt 4 Workshops von 9 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und 2 Beratern der PROSOZ Herten GmbH wurde eine E-Government-Strategie für die Stadtverwaltung Alsdorf erarbeitet, ein Konzept zur Umsetzung sowie Lösungsempfehlungen für die ersten Bausteine erstellt.


Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe wurden im November 2017 dem Verwaltungsvorstand präsentiert und die IT-Abteilung des Hauses mit der Umsetzung der dort definierten ersten Bausteine für die vier Handlungsfelder „Digitale Verwaltungsprozesse“, „Digitale Bürgerservices“, „Wissen, Kompetenzen, Veränderungsmanagement“ und „IT-Serviceorganisation“ beauftragt.

Abbildung: E-Government-Strategie der Stadtverwaltung Alsdorf auf einem Bild

Zudem wurden mit dem Stellenplan 2018 zwei Planstellen im A 10.2 für E-Government zusätzlich eingerichtet, die zwischenzeitlich besetzt werden konnten.


Handlungsfeld „Digitale Bürgerservices“ / Baustein Portal

Durch den Hauptausschuss des Rates der Stadt Alsdorf wurde in der Sitzung am 30. Januar 2018 die Einführung des von der regio iT in Aachen entwickelten Bürger- und Serviceportals einstimmig beauftragt. Der Auftrag wurde mit Datum vom 16.02.2018 an die regio iT erteilt.

Aufgrund unterschiedlicher Faktoren, die von der Verwaltung nicht zu beeinflussen waren, erfolgte die Installation der Portalumgebung durch die regio iT erst Ende August 2019. Aktuell ist geplant, das Portal zum 01.04.2020 in Betrieb zu nehmen.

Aktuell befindet sich das Portal in der Test- und Aufbauphase, in der Inhalte gefüllt und die verschiedenen angebotenen Online-Dienstleistungen eingepflegt werden.

Nach dem Start können dann zunächst mindestens folgende Dienstleistungen online angeboten werden:

  • Anforderung von Personenstandsurkunden (Urkunden aus dem Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister) mit sofortigem Online-Bezahlverfahren (medienbruchfrei)
  • Melderegisterauskünfte mit sofortigem Online-Bezahlverfahren (medienbruchfrei)
  • Aufenthalts- und Meldebescheinigungen mit sofortigem Online-Bezahlverfahren (medienbruchfrei)
  • Hundean-/-abmeldungen; ein persönliches Erscheinen ist hierbei nicht mehr notwendig. Der Gebührenbescheid sowie die Steuermarke des Hundes werden postalisch versandt
  • Kleinere Dienstleistungen wie z.B. Fahnenausleihe oder Fahnenverkauf, zunächst ohne Online-Bezahlverfahren, da eine Schnittstelle zum Online-Bezahlverfahren aufgrund der geringen Nachfragemenge nicht wirtschaftlich wäre

Dieser Katalog soll und wird sich in den kommenden Jahren sukzessive erweitern. Insbesondere ist vorgesehen, nach der Installation einer neuen Aufrufanlage im Bereich des Einwohnermeldeamtes (voraussichtlich im 2. Halbjahr 2020) eine Online-Terminvergabe einzuführen, um Wartezeiten und damit Warteschlangen abzubauen.

Handlungsfeld „Digitale Verwaltungsprozesse“ / Baustein Elektronische Einwohnerakte

Durch den Hauptausschuss des Rates der Stadt Alsdorf wurde in der Sitzung am 28. Juni 2018 die Einführung der elektronischen Einwohnerakte (eAkte) einstimmig beauftragt. Der Auftrag wurde mit Datum vom 03.07.2018 an die regio iT erteilt. Die Installation der Verfahrensumgebung erfolgte im September 2018.

Durch die Elektronische Einwohnerakte besteht die Möglichkeit, die Sachbearbeitung im Meldeamt vollständig, einschließlich Unterschrift des Bürgers, von der Antragstellung bis zum Abschluss elektronisch abzubilden. Zusätzliche platzintensive Papierakten entfallen zukünftig. Die eAkte fügt alle benötigten Informationen einer Person zu einem Datensatz zusammen und macht diese für jeden zuständigen Mitarbeiter des Meldeamtes ohne Zeitverlust zugänglich.

Handlungsfeld „Digitale Verwaltungsprozesse“ / Baustein E-Rechnung

Das EGovG NRW verpflichtet die Kommunen unter anderem, ab dem 01.04.2020 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um diese rechtliche Vorgabe medienbruchfrei umsetzen zu können, wurde durch den Hauptausschuss des Rates der Stadt Alsdorf in der Sitzung am 27. November 2018 die Einführung und der Betrieb des INFOMA newsystems kommunal Rechnungsworkflow 3.0 einstimmig beauftragt. Der Auftrag wurde mit Datum vom 19.12.2018 an die regio iT erteilt.

Seit Juni 2019 befindet sich der elektronische Rechnungsworkflow im erfolgreichen Pilotbetrieb beim A 10.2. Seit dieser Zeit werden eingehende Papierrechnungen unmittelbar eingescannt. Der weitere Anweisungs- und Buchungsprozess verläuft ausschließlich elektronisch. In den kommenden Monaten wird der elektronische Rechnungsworkflow schrittweise bei allen Ämtern des Hauses eingeführt. Der Abschluss des verwaltungsweiten Einführungsprozesses ist zum 31.03.2020 projektiert.

Handlungsfeld „Digitale Verwaltungsprozesse“ / Baustein Digitales Baugenehmigungsverfahren

Zurzeit befindet sich die Verwaltung gemeinsam mit der Städteregion Aachen und den Nachbarkommunen noch im Abstimmungs- bzw. Findungsprozess, um einen geeigneten, gemeinsamen Weg für ein digitales Baugenehmigungsverfahren zu finden.

Das Digitale Bauamt soll den Bürger, die Architekten und die Verwaltung entlasten und die Arbeitsabläufe des Bauordnungsamtes optimieren. Ziele sind vor allem:

  • die Beschleunigung und Optimierung der Verfahren durch Wegfall von Transportzeiten und Medienbrüchen
  • eine standardisierte, kommunenübergreifende Plattform
  • ein schnellerer Aktenzugriff und eine bessere Übersicht
  • die Erhöhung der Servicequalität
  • eine schnellere Weiterleitung der geänderten Bauantragsunterlagen an interne und externe Ämter
  • die Anbindung an das Service-/Bürgerportal der Stadt Alsdorf
  • ein revisionssicheres digitales Baugenehmigungsverfahren
  • die Nutzung von E-Payment für das gesamte Verfahren
  • die Nutzung der digitalen Signatur

Die Städteregion Aachen wird für den Zusammenschluss der Stadtverwaltungen als Digitale Modellregion NRW beim Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung (MHKBG) gebündelt Fördergelder für die Umsetzung des Digitalen Bauamtes beantragen. Dieser Antrag muss bis Ende des Jahres beim MHKBG gestellt und bewilligt sein. Die Realisierung wäre im Falle eines positiven Bescheids ab 2020 vorgesehen.

Handlungsfeld „Digitale Verwaltungsprozesse“ / Dokumenten-Management-System (E-Akte)

Aufgrund des umfangreichen Personal- und Ressourceneinsatzes, den die Einführung eines verwaltungsweiten DMS-Systems erfordert, ist die schrittweise Einführung der E-Akte frühestens ab 2021 geplant und möglich.

Handlungsfeld „Wissen, Kompetenzen, Veränderungsmanagement“ / Baustein Wissensportal

Im Mai 2019 wurde die regio iT in Aachen mit der Einrichtung des acadeMe-Wissensportals beauftragt. Über dieses verwaltungsinterne Portal werden zum einen E-Learning-Module zu dem eingesetzten Serviceportal angeboten. Darüber hinaus ist ein Modul für Wissensmanagement enthalten, mit dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigene Arbeitsinhalte dokumentieren und pflegen können, so dass vorhandenes Wissen konserviert und weitergegeben werden kann.

Das Produkt ist seit Juli 2019 installiert. Im 4. Quartal 2019 ist die verwaltungsweite Einführung projektiert.

Handlungsfeld „IT-Serviceorganisation“ / Baustein „Managed Services“

Ende 2017 wurde die regio iT in Aachen mit einer Machbarkeitsstudie zur zukünftigen IT-Netzwerk- und Infrastruktur-Strategie beauftragt. Ziel dieser Untersuchung war neben der Erhöhung der IT-Sicherheit vor allem die Flexibilisierung und Schaffung einer räumlichen Unabhängigkeit von IT-Leistungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um auf sich stark verändernde Anforderungen der zukünftigen Aufgabenerfüllung reagieren zu können.

Als ein Teilergebnis dieser Untersuchung wurde am 7. Februar 2019 durch den Rat der Stadt Alsdorf die Neustrukturierung der zentralen IT-Infrastruktur durch Verlagerung der Serverhardware in das Hochsicherheitsrechenzentrum der regio iT einstimmig beschlossen. In der gleichen Sitzung wurde die Bandbreitenerhöhung der Leitungsanbindung des Rathauses an das Rechenzentrum der regio iT auf 1.000 MBit/s ebenfalls einstimmig beschlossen. Beide Aufträge sind zwischenzeitlich technisch umgesetzt.

Durch diese Maßnahmen bestehen die technischen Voraussetzungen zur schrittweisen Einführung einer virtualisierten Desktop-Umgebung („VDI = Virtual Desktop Integration“), die ein gesichertes weltweites Arbeiten im Verwaltungsnetz über einen einfachen Internetzugang ermöglicht. Es handelt sich dabei um eine IT-Infrastrukturänderung mit weitereichenden Möglichkeiten des ortsunabhängigen Arbeitens. Die Installation der ersten VDI-Arbeitsplätze läuft aktuell. Ziel ist es, rund 80 % der PC-Arbeitsplätze der Verwaltung und der Außenstellen mittelfristig virtuell anzubieten.

Dadurch wird zukünftig ein ortsungebundenes, flexibles Arbeiten immer mit den aktuellsten Datenbeständen ermöglicht. Dies ermöglicht ein mobiles Arbeiten ebenso wie Telearbeitsplätze im heimischen Büro, was die Vereinbarkeit von Familie und Beruf stärkt und zur Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivitätserhöhung beitragen wird.

Gleichzeitig sinken die Hardwareanforderungen an die eingesetzten Endgeräte eklatant, so dass nennenswerte Einsparungen sowohl monetär im Beschaffungsprozess als auch beim Energieverbrauch erzielt werden können.

 

 

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss des Rates der Stadt Alsdorf nimmt den Sachstandsbericht zur Umsetzung des E-Government bei der Stadtverwaltung Alsdorf zur Kenntnis.

 

 

Darstellung der finanziellen Auswirkungen:

Entfällt

Darstellung der ökologischen und sozialen Auswirkungen:

Entfällt

 

 


gez. Kahlen

Bürgermeister

Erster Beigeordneter

Technische Beigeordnete

Kämmerer

Referat Jugend, Schulen und Sport

Kaufmännischer Betriebsleiter ETD

Technischer

Betriebsleiter ETD

Rechnungsprüfungsamt


Anlagen können jeweils im Originaldokument eingesehen werden.

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Beratungsfolge

Dienstag, 17. September 2019HAS//31. 25. Sitzung des Hauptausschusses

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