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Erstellung der fehlenden Jahresabschlüsse der Stadt Würselen; hier: Weitere
Vorgehensweise


Letzte Beratung
Dienstag, 01. September 2020 (öffentlich)
Federführend
Verwaltungsvorstand
Originaldokument
http://ratsinfo.wuerselen.de/bi/vo020.asp?VOLFDNR=5389

Der Rat der Stadt Würselen nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung mit der Umsetzung des Projektes „Erstellung fehlender Jahresabschlüsse“ zunächst befristet bis zum 30.06.2021.

Die Verwaltung wird vierteljährlich über den Projektstand im Rat der Stadt Würselen berichten.

gez. Nelles . gez. Baumann _

Bürgermeister Fachdienstleiter

gez. Götz . gez. Hunscheidt .

Stadtkämmerer Mitzeichnung ÖRP

 

 

Darstellung des Vorgangs:

Jahresabschlüsse der KDW

Die Jahresabschlüsse der KDW wurden allesamt im Laufe des Jahres 2018 aufgestellt und dem Rat zur Feststellung zugeleitet:

die Abschlüsse 2008 - 2011am 02. Mai 2018

die Abschlüsse 2012 + 2013am 20. Juni 2018

der Abschluss 2014am 23. Juli 2018 sowie

der Abschluss 2015 am 03. August 2018

In Abstimmung zwischen Kämmerei, örtlicher Rechnungsprüfung (als Zuarbeit für HS-Regio) und Wirtschaftsprüfer HS-Regio wurde nach Vorlage der ersten 4 Abschlüsse und den ab Mai 2018 durch die örtliche Rechnungsprüfung durchgeführten Vorprüfungen eine weitgehend parallele Bearbeitung der Abschlüsse 2008 2015 vereinbart.

Die Prüfung durch HS-Regio erfolgte mit Unterbrechungen von Juli 2018 bis Oktober 2019 und wurde am 29.10.2019 mit der Schlussbesprechung materiell abgeschlossen.

Die von HS-Regio getroffenen Prüfungsfeststellungen werden von dort jeweils und insgesamt als unwesentlich bewertet, so dass das Zahlenwerk der Jahresabschlüsse 2008 bis 2015 sich nicht mehr verändert hat.

r die jeweiligen Haushaltsjahre bedurften aber Anhang und Lagebericht einer Überarbeitung.

Die Fertigstellung der überarbeiteten Jahresabschlüsse 2008-2015 erfolgte dann im Dezember 2019. Die Überarbeitung durch die Kämmerei und Vorlage bei der örtlichen Rechnungsprüfung zur Prüfung fand von April bis Juni 2020 statt. Die Unterlagen befanden sich dann bis Juni 2020 bei HS-Regio zur Zusammenstellung mit der Erstellung der Prüfberichte und der Testate.

Die Abschlussberichte inkl. Prüfbericht und Testat wurden im Juli 2020 an die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) zur abschließenden Prüfung übersandt. Es ist zu erwarten, dass die GPA rd. 2-3 Monate für die Prüfung benötigt, so dass noch vor dem Jahreswechsel 2020/2021 die Beschlussfassung in Rechnungsprüfungsausschuss und Rat erfolgen kann.

Jahresabschluss Stadt 2016

Der Jahresabschluss 2016, aufgestellt am 28.01.2019, dem Rat am 26.02.2019 zur Feststellung zugeleitet, ging bei der örtlichen Rechnungsprüfung am 07.03.2019 ein und wurde dann unmittelbar an HS-Regio zur Prüfung weitergeleitet.

Die Vorprüfungen durch ÖRP erfolgten ab April 2019. Ab Mai 2019 begann die Prüfung durch HS-Regio. Mit Datum vom 30.09.2019 wurden die dortigen Prüfungsfeststellungen zur Gesprächsvorbereitung für den 29.10.2019 übermittelt.

Diese führen voraussichtlich aufgrund von Veränderung der Zuordnung zu Haushaltsjahren zu Verschiebungen zwischen den Haushaltsjahren 2016, 2017 und evtl. 2018.

Die Aufarbeitung der letzten Prüffeststellungen erfolgte im Juli 2020, so dass der Jahresabschluss 2016 bald von HS-Regio testiert werden kann.

Eine Beschlussfassung ist noch im Jahr 2020 möglich.

Jahresabschluss Stadt 2017

Der Jahresabschluss 2017 wurde am 12.06.2019 aufgestellt, dem Rat am 09.07.2019 zur

Feststellung zugeleitet und ging am 07.08.2019 bei der örtlichen Rechnungsprüfung ein.

Mit Schreiben vom 28.08.2019 wurden die Unterlagen an HS-Regio zur Prüfung weitergeleitet.

Zunächst wurde die Prüfung jedoch zurückgestellt, da sowohl die Abschlüsse der KDW als auch der Jahresabschluss 2016 noch in Bearbeitung waren bzw. sind.

Mit den Vorprüfungen hat die örtliche Rechnungsprüfung zwischenzeitlich begonnen.

Eine Beschlussfassung ist im Jahr 2020 nicht mehr wahrscheinlich, sollte aber angestrebt werden.

Jahresabschluss Stadt 2018

Der Jahresabschluss wird am 06.10.2020 dem Rat zur Feststellung zugeleitet werden, die Aufstellung (Kämmerer) und Bestätigung (Bürgermeister) wird im Vorfeld erfolgen.

Die Prüfung des Jahresabschlusses 2018 kann erst nach Prüfung des Jahresabschlusses 2017 erfolgen.

Eine Beschlussfassung ist im Jahr 2020 nicht mehr möglich, sollte für das I. Halbjahr 2021 angestrebt werden.

Jahresabschluss Stadt 2019

Der Jahresabschluss soll dem Rat vor Ende des Jahres 2020 zur Feststellung zugeleitet werden, die Aufstellung (Kämmerer) und Bestätigung (Bürgermeister) wird im Vorfeld erfolgen.

Die Prüfung des Jahresabschlusses 2019 kann erst nach Prüfung des Jahresabschlusses 2018 erfolgen.

Eine Beschlussfassung ist im Jahr 2020 nicht mehr möglich und sollte möglichst im II. Halbjahr 2021 erfolgen.

Zukünftige Jahresabschlüsse

Die Jahresabschlüsse müssen zukünftig nach den gesetzlichen Regelungen bis zum 31.03. des Folgejahres bei der Stadt Würselen aufgestellt werden, da die Kommunalaufsicht als Genehmigungsbehörde für zukünftige Haushalte dies auch weiterhin fordern wird.

Der Prozess der Erstellung des Jahresabschlusses ist daran auszurichten. Ein zum 31.03. aufgestellter, bestätigter und dem Rat zugeleiteter Jahresabschluss kann nicht frei von Fehlern und fehlenden Informationen und Sachverhalten sein, eine gewisse Unschärfe ist damit zu akzeptieren. Zum Beispiel ist es möglich, dass Rückstellungen zu Pensionen und Beihilfe nicht mit den aktuellen Daten gebildet werden können, sondern nur mit den Daten aus dem Vorjahr, da die aktuellen Jahresdaten erst nach dem erstellten Entwurf die Verwaltung erreichen.

Solche wesentlichen Sachverhalte würden dann im Zuge der Prüfung noch korrigiert werden.

Der Jahresabschluss 2020 sollte möglichst bis zum Ende des Jahres 2021 beschlossen werden, spätestens im I. Halbjahr 2022.

Nicht endgültig fertiggestellte Straßen

Ein Prüfungsschwerpunkt im Jahresabschluss 2016 war die vollständige Bilanzierung der nicht endgültig fertig gestellten Straßen. Zur Erläuterung, hier geht es um Erschließungsmaßnahmen, die noch nicht endgültig beitragsmäßig abgerechnet wurden.

Die Erteilung des Testats für den Jahresabschluss 2016 wird durch die HS-Regio davon abhängig gemacht, dass durch die Verwaltung mindestens ein verbindlicher, konkreter und umsetzbarer Zeitplan zur umgehenden Aufarbeitung vorgelegt wird. Dies ist innerhalb des letzten Jahres nicht erfolgt. Die örtliche Rechnungsprüfung empfiehlt daher wegen der Auswirkungen auf die Jahresabschlüsse die Eingliederung der Aufarbeitung in das Projekt Erstellung fehlender Jahresabschlüsse unter Projektverantwortung des FD 2.1.

Weitere Vorgehensweise

Das bisherige Projekt Jahresabschluss wurde zum 30.06.2019 beendet.

Ohne zusätzliche personelle und zeitliche Ressourcen ist ein „Aufholen“ der noch offenen und fehlenden Jahresabschlüsse im Tagesgeschäft kaum bis gar nicht möglich.

Im II. Halbjahr 2019 und im I. Halbjahr 2020 gab es durch krankheitsbedingte Ausfälle und durch vermehrte Personal-Fluktuationen (Personalwechsel, Weggang, Rente, etc.), so dass nach Beendigung des letzten Projektes aus Kapazitätsgründen ein Aufholen in den beiden Halbjahren unmöglich war. Zum Beispiel war die Stelle des Stadtkämmerers ein halbes Jahr nicht besetzt. Die Personalkapazität wird sich bis Ende 2020 wieder entspannen und die Soll-Besetzung wird wieder erreicht werden.

An dieser Stelle sei an die Begründungen der Vorlagen VO/13/0234, VO/14/0130, VO/14/0287, VO/16/0421, VO/16/0422, VO/17/0292 und VO/18/0421 verwiesen.

Dahingehend sollen die Regelungen in Bezug auf die Projektgruppe wieder in Kraft gesetzt werden. Dies beinhaltet folgende Regelungen:

  • Das Projekt „Erstellung der Jahresabschlüsse“ genießt innerhalb der Verwaltung höchste Priorität und wird daher durch den Verwaltungsvorstand persönlich unterstützt und nachhaltig gesteuert
  • Das Projekt wird ergänzt um die Ermittlung der nicht endgültig fertig gestellten Straßen
  • Projektleiter wird der Fachdienstleiter 2.1 Herr Baumann, die durch diese Bestellung entfallenden Arbeitskapazitäten im Bereich Kämmerei (insbesondere Haushalt, Stärkungspakt) werden durch Mehrarbeit aufgefangen, insbesondere der Stadtkämmerer wird entsprechende Aufgaben übernehmen
  • r die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachdienstes 2.1 und das Vorzimmer Stadtkämmerer wird Mehrarbeit im höchstmöglichem Umfang bis zunächst 30.06.2020 angeordnet, die Ausschöpfung des Rahmens der Mehrarbeit erfolgt individuell
  • Bei Bedarf sind zusätzliche geringfügige Beschäftigungsverhältnisses zu vereinbaren
  • Das Projekt ist im Fachdienst 2.1 angesiedelt und hat zum Ziel, dass der Jahresabschluss zukünftiger Jahre sich an den gesetzlichen zeitlichen Fristen orientiert, so dass die Projektarbeit von einer durchgängigen immer wieder auftretenden Aufgabe (Prozesse) mittelfristig abgelöst wird
  • Die für das Projekt erforderlichen Finanz- und Sachmittel werden unmittelbar bereitgestellt, insbesondere in Bezug auf zusätzliche Personalkapazität, wenn die Mehrarbeit kapazitätsmäßig nicht ausreichen sollte
  • Im Rahmen der Mehrarbeit werden den tariflich Beschäftigten entsprechende Zulagen gemäß TVöD gewährt.
  • Im Rahmen der Mehrarbeit werden den Beamten für die Wahrnehmung befristetet Funktionen gem. § 45 Abs. 1 BbesG gewährt


Anlagen können jeweils im Originaldokument eingesehen werden.

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Beratungsfolge

Dienstag, 01. September 2020Sitzung des Rates der Stadt Würselen

Art
Entscheidung
Ausschuß
Rat
Entscheidung
geändert beschlossen
Details
Tagesordnung
Auszug

Dienstag, 18. August 2020Sitzung des Finanz- und Beteiligungsausschusses

Art
Vorberatung
Ausschuß
Finanz- und Beteiligungsausschuss
Entscheidung
geändert beschlossen
Details
Tagesordnung
Auszug