Bericht über die Kennzahlenerreichung im Jahr 2020

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1) Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2020 wurden bis zum 31.10.2020 insgesamt 6069 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (63,2% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (56,9% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (3013 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 295 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2018 (Entlastungswirkung mit insgesamt 402Tätigkeiten).

Aufteilung der Ziele und Wirkungen bis zum 31.10.2020 (Tab. 1)
Anzahl der Erfassungen	Wirkung
Ziel	Entlastungs-wirkung	Korrektiv-wirkung	Lern-wirkung	Präventiv-wirkung	Sicherheits-wirkung	Sonstiges / Vorbereitung	Gesamt-ergebnis
IKS	79	18	32	103	267	2	501
Ordnungsmäßigkeit	402	295	58	60	3013	5	3833
Schutz vor Vermögensschäden	8	9	1	2	6	0	26
Sonstiges/ Vorbereitung	0	0	5	0	5	758	768
Wirtschaftlichkeit	23	9	207	541	161	0	941
Gesamtergebnis	512	331	303	706	3452	765	6069

	Tätigkeiten (Tab. 2)		2016		2017		2018		2019		2020
	verfolgte Ziele:
	Ordnungsmäßigkeit		4285	65,7%	4560	57,4%	3836	55,9%	3958	55,6%	3833	63,2%
	Wirtschaftlichkeit		287	4,4%	667	8,4%	748	10,9%	787	11,1%	941	15,5%
	IKS			798	12,2%	1057	13,3%	929	13,5%	1061	14,9%	501	8,3%
	Schutz vor Vermögensschäden	74	1,1%	94	1,2%	91	1,3%	43	0,6%	26	0,4%
	Sonstiges/ Vorbereitung		1079	16,6%	1561	19,7%	1260	18,4%	1265	17,8%	768	12,7%
	Summe			6528		7939		6894		7114		6069

			2016		2017		2018		2019		2020
	erzielte Wirkungen (Tab. 3)
	Sicherheitswirkung	2693	41,3%	2986	37,6%	2770	40,4%	3165	44,5%	3452	56,9%
	Entlastungswirkung	1504	23,0%	1600	20,2%	1135	16,5%	840	11,8%	512	8,4%
	Korrektivwirkung	521	8,0%	632	8,0%	593	8,6%	631	8,8%	331	5,5%
	Lernwirkung		135	2,1%	271	3,4%	199	2,9%	279	3,9%	303	5,0%
	Präventivwirkung	583	8,9%	883	11,1%	898	13,1%	929	13,1%	706	11,6%
	Sonstiges/ Vorbereitungen	1092	16,7%	1567	19,7%	1269	18,5%	1270	17,9%	765	12,6%
	Summe		6528		7939		6894		7114		6069

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (15,5%) und des Internen Kontrollsystems (8,3%) zum Inhalt hatten, im Moment 23,8% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung bis zum 31.10.2020 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 11,6% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr um 1,4 % verringert. Die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems wurden erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 16,6% (11,6% sowie 5,0%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2) Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 30.06.2020 dar:

2020	Kennzahlen	Ziel
	Bis 31.10.2020	Vorgabe
Anteil der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zwecken der Lernwirkung	16,63%	>10%
Anteil der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung, IKS Prüfung	23,76%	>22%
Fortbildungstage pro Mitarbeiter/in	1,7 Tage	5 Tage
Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan	93%	100%
Dauer der Vergabeprüfungen nach Zugang der vollständigen Unterlagen	2,1 Tage	4 Tage

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1.Bis zum 31.10.2020 betrugt die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,1 Tage. Als Ziel wird die Dauer von 4 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden. Auf Anregung des RPAU vom 04.06.2020 wurde seitens der Rechnungsprüfung für den Haushaltsentwurf 2021 die Zielvorgabe der Kennzahl „Dauer der Vergabeprüfung nach Zugang der vollständigen Unterlagen“ von 4 auf 3 Tage reduziert.

Zu 2.Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans beträgt auch mit Blick auf die gerade laufenden Prüfungen bis zum Ende des Jahres voraussichtlich 93%. Dies wird sich kaum ändern, da einerseits Prüfungsunterlagen noch nicht vorliegen (Gesamtabschluss 2017), eine Prüfung aufgrund von Arbeitsbelastungen im Tagesgeschäft wahrscheinlich nicht umgesetzt werden kann (Prüfung einer vollständigen Baumaßnahme) oder aus Krankheitsgründen eine Prüfung nicht durchgeführt werden konnte. Von den geplanten 44 Prüfungen können daher absehbar in diesem Jahr 41 umgesetzt werden.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2020 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.10.2020 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 1,7 Tage fortgebildet hat. Die niedrige Anzahl der Fortbildungstage ist auf die Corona-Pandemie zurückzuführen, in der keine Fortbildungs-veranstaltungen außer Webinaren angeboten bzw. durchgeführt wurden. Die Kosten der Rechnungs-prüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei 3,94 €/pro Einwohner.

Mit den Beschlüssen der betroffenen Kommunen und Beteiligungen wurde nach Zustimmung der Kom- munalaufsicht die umfassende Aufgabenwahrnehmung hinsichtlich wesentlicher IT-Dienstleistungen vom Zweckverband civitec auf die regio iT GmbH übertragen. Gemäß § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NW besteht eine Prüfpflicht bei der Einführung bzw. Änderungen von Programmen mit finanzwirtschaftlichen Auswirkungen. Gemäß den Beschlüssen der Verbandsversammlung und des Verwaltungsausschusses des Zweckverbandes civitec vom 18.12.2019 wird diese Aufgabe auf die ‚Rechnungsprüfung der Stadt Aachen übertragen. Ab dem 01.07.2020 wurde die Aufgabe der IT-Prüfung offiziell wahrgenommen. Des Weiteren wurde mit dem Zweckverband Infokomm (fusioniert mit der regio iT) und dem Kreis Gütersloh vertraglich vereinbart, dass ab dem 01.01.2021 die IT-Prüfung für die dazugehörigen Anwenderkommunen durch die Rechnungsprüfung der Stadt Aachen wahrgenommen wird.

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Finanzielle Auswirkungen

keine

Anlage/n:

keine