Umsetzungsstand der Änderung der Verwaltungsorganisation

Sachlage:

Zum 01.09.2020 wurde die mit Sitzungsvorlagen-Nr. 2020/0166 beschriebene Änderung der Verwaltungsorganisation umgesetzt. Als Anlage ist der aktuelle Verwaltungsgliederungsplan beigefügt.

In diesem Zusammenhang wurde nach Änderung der Hauptsatzung die Stelle der Dezernatsleitung II in Verbindung mit der Funktion der_des allgemeinen Vertreter_in der_des Städteregionsrät_in für eine_n kommunale_n Wahlbeamt_in ausgeschrieben. Die Stelle konnte zum 01.09.2020 mit Frau Birgit Nolte besetzt werden. Sie nimmt seither die Funktion der_des Kreisdirektor_in wahr.

Zur Gesamtkoordinierung der einzelnen Strukturwandelprojekte der StädteRegion Aachen wurde unmittelbar im Büro des Städteregionsrates die Stelle „Referent_in für Strukturwandel“ geschaffen. Diese Stelle ist seit dem 01.06.2020 mit Frau Nathalie Becker besetzt.

Auch die Aufgabenwahrnehmung im Bereich Mobilität wurde verwaltungsintern durch die Schaffung der Stabsstelle 64/ Mobilität und Klimaschutz zentralisiert.

Die Aufgabenbereiche „IT-Service“ und „Digitalisierung/E-Government“ wurden zur Sicherstellung einer einheitlichen Aufgabenwahrnehmung im neuen Amt 12 zusammengeführt und im Dezernat III verortet. Amtsleiter des A 12/ Amt für Digitalisierung und IT ist seit dem 01.09.2020 Herr Andreas Schaffrath.

Herr Dezernent Gregor Jansen leitet seit dem 01.09.2020 das neu geschaffene Dezernat VI. In seinem Dezernat ist die neue Stabsstelle 30/ Recht angesiedelt. Diese Stabsstelle nimmt sowohl die Aufgaben der Zentralen Vergabestelle als auch die rechtliche Beratung und Vertretung der StädteRegion Aachen in diversen Rechtsangelegenheiten wahr. Frau Dr. Kamila Dickmeis wurde mit Wirkung vom 01.11.2020 als Stabsstellenleitung S 30 eingesetzt. Sie hat die Führungsaufgaben für die Zentrale Vergabestelle übernommen und bearbeitet derzeit noch alleine den Bereich „Recht“. Die zweite Stelle einer_eines Volljurist_in wird infolge des Beschlusses des Städteregionstages über den Haushalt 2021 in Kürze ausgeschrieben.

S 30 stellt die Rechtsberatung und die gerichtliche sowie außergerichtliche Rechtsvertretung der einzelnen Organisationseinheiten der StädteRegion in Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung sicher.

Die Rechtsberatung umfasst:

• juristische Begleitung und Unterstützung bei Projekten
• Erstellung von Rechtsgutachten und sonstigen Stellungnahmen
• Prüfung von Verträgen
• Teilnahme an internen und externen Besprechungen als rechtliche Beratung
• Sicherstellung einer einheitlichen Rechtspraxis.

Die Rechtsvertretung beinhaltet die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der StädteRegion, sofern dies nicht durch die einzelnen Organisationseinheiten selbst erfolgt.

Frau Dr. Dickmeis wurde bisher schwerpunktmäßig mit Rechtsfragen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie betraut. Hinzu kamen zahlreiche Fragestellungen im Sozial- und Vergaberecht sowie zu Vertragsgestaltungen. Zudem war sie bereits in mehrere Klageverfahren eingebunden.

Sie steht zudem allen Mitarbeitenden der Verwaltung als Ansprechpartnerin in Rechtsfragen zur Verfügung. Das Angebot einer „schnellen Absprache“ zu kleineren Rechtsfragen, die externen Jurist_innen überwiegend nicht gestellt werden würden, wird rege in Anspruch genommen. Diese monetär nicht bezifferbare Serviceleistung gibt den einzelnen Mitarbeitenden mehr Sicherheit im eigenen Verwaltungshandeln und führt insgesamt zu einer Qualitätssteigerung. Die Rückmeldungen aus den Organisationseinheiten zum Angebot von S 30 sind durchweg sehr positiv.

Hierneben werden durch S 30 inzwischen Aufgaben, die in der Vergangenheit durch beauftragte externe Jurist_innen übernommen wurden, wahrgenommen.

Durch die Übernahme dieser juristischen Tätigkeiten durch S 30 werden im Jahr 2021 voraussichtlich Ersparnisse in Höhe von insgesamt ca. 60.000 € erzielt. Nicht bezifferbar sind die o.g. äußerst wertvollen Aspekte der Qualitätssteigerung.

Durch die Besetzung der zweiten Juristenstelle im Herbst 2021 werden weitere Beratungen und Vertretungen innerhalb des Hauses und somit Einsparungen bei externen Vertretungen möglich. Dadurch werden sich nach der abschließenden Einarbeitung der_des neuen Jurist_in und der damit einhergehenden Verringerung externer Vergaben im Jahr 2022 weitere Kostenreduzierungsmöglichkeiten ergeben. In Summe soll dann ein zusätzliches Einsparvolumen von mehr als 100.000,00 €/Jahr realisiert werden.

Nach Rücksprache mit den Dezernatsleitungen werden folgende konkrete Einsparpotenziale gesehen:

Dezernat I:

In den Organisationseinheiten des Dezernates I werden derzeit keine externen Beratungen/Vertretungen in Anspruch genommen, die zukünftig von S 30 übernommen werden können.

Dezernat II:

Mit der Einstellung einer_eines zweiten Jurist_in könnten von S 30 zusätzlich im Jahr 2022 u.a. die Aufwendungen des A 10 für eine externe Rechtsberatungen um ca. 10.000 € reduziert werden.

Mit A 33 werden verwaltungsinterne Gespräche geführt, um abzustimmen und zu definieren, welche Rechtsberatungen und rechtliche Vertretungen zukünftig durch S 30 in Zusammenarbeit mit A 33 wahrgenommen werden können. Perspektivisch ist geplant, den bestehenden Rahmenvertrag mit der Stadt Aachen, der keine Kostenbegrenzung vorsieht, bezüglich der Rechtsvertretung im Ausländerrecht zu modifizieren, um Kosten einzusparen. Im Jahr 2020 wurden durch die Stadt Aachen insgesamt 112.305,64 € abgerechnet.

Beabsichtigt ist zudem, ab 2022 die gesamte Rechtsberatung des A 36 zu übernehmen und somit ca. 14.000 € an Kosten für externe Rechtsberatung einzusparen. Im Jahr 2021 wird die Ersparnis voraussichtlich ca. 7.000 € betragen.

Dezernat III:

S 30 unterstützt die Ämter des Dezernates III vornehmlich in besonders schwierigen sozialrechtlichen Fragestellungen und im Rahmen der Rechtsvertretung vor dem Oberverwaltungsgericht NRW. Hierbei ist nach Einstellung der_des zweiten Volljurist_in eine jährliche Ersparnis von ca. 60.000 € möglich.

Dezernat IV:

Der Rahmenvertrag des A 61 über eine externe Rechtsberatung wurde Ende 2020 bereits von 40.000 € auf 25.000 €/Jahr reduziert. Eine weitere Reduktion um 10.000 € ist realistisch, indem S 30 zunächst vorrangig im Vergaberecht berät.

Dezernat V:

Die Organisationseinheiten des Dezernates V werden durch S 30 vornehmlich durch die Bearbeitung von Klageverfahren vor dem Oberverwaltungsgericht NRW unterstützt. Hieraus ergibt sich eine Ersparnis bei den Rechtsanwaltskosten in Höhe von ca. 10.000 € pro Jahr.

Dezernat VI:

Aufgrund der Fachkenntnisse von Frau Dr. Dickmeis kann bei A 38 bereits im laufenden Jahr 2021 vorrangig auf den Einsatz externer Beratungen in Fragen des Vergaberechts verzichtet werden, sodass eine Ersparnis bei den Beraterkosten von ca. 20.000 € jährlich prognostiziert werden.

Insgesamt wird derzeit davon ausgegangen, dass im Jahr 2022 nur noch besondere rechtliche Problematiken eine Hinzuziehung externer juristischer Unterstützung bedürfen. Die vorhandene rechtliche Kompetenz der gut ausgebildeten Mitarbeitenden der jeweiligen Organisationseinheiten und die bedarfsorientierte Hinzuziehung von S 30 sollen genutzt werden, um die Verwaltung im rechtssicheren Handeln zu stärken und gleichzeitig finanzielle Einsparpotenziale zu verwirklichen.

Als Personalkosten wurden für Frau Dr. Dickmeis sowie die_den zweite_n Jurist_in im Jahr 2021 150.000 € angesetzt. Die derzeit noch vakante Stelle wird voraussichtlich erst im Herbst 2021 besetzt. Daraus folgt eine Reduzierung der Personalkosten in Höhe von ca. 56.250 € für das Haushaltsjahr 2021.

Die Aufgaben im Bereich „Vergabe“ werden unverändert durch die Zentrale Vergabestelle wahrgenommen. Aufgrund eines personellen Engpasses wird diese auf Grundlage einer Vereinbarung vom 06.04.2020 durch die Vergabestelle der Stadt Aachen unterstützt. Die Kosten hierfür betrugen im Zeitraum 01.07.2020 bis 31.12.2020 insgesamt 23.000 € und wurden durch die ausschreibenden Organisationseinheiten getragen. Beabsichtigt ist, zukünftig auf die Unterstützung durch die Stadt Aachen zu verzichten und die Aufgaben wieder vollumfänglich durch die Zentrale Vergabe erfüllen zu lassen, sodass sich hierdurch bei den ausschreibenden Organisationseinheiten Einsparungen ergeben würden.

Trotz der vorgenannten Personalprobleme konnte die Zentrale Vergabestelle mit Vergaben für Dritte (Jobcenter in der StädteRegion Aachen, Senioren- und Betreuungszentrum der StädteRegion Aachen, Grünmetropole e.V. und Grenzlandtheater der StädteRegion Aachen GmbH) im Jahr 2020 Einnahmen in Höhe von 19.182 € erzielen.

Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme.

In Vertretung:

gez.: Nolte

Anlage: Verwaltungsgliederungsplan (Stand 01.04.2021)