Belegungsprogramm "Hallenmanager" der Stadt Würselen; hier: Nutzungsanpassung

gez. Roger Nießen		gez. ./.
Bürgermeister		Beigeordneter
gez. Hans Brings		gez. Nadine Schuricht
Fachdienstleiter		Sachbearbeiterin

Darstellung des Vorgangs:

Seit Anfang 2015 wird für die Sporthallen- und Sportplatzbelegung das Belegungsprogramm „Hallenmanager“ der Firma Procode IT Solutions Tim Just genutzt.

Hier können alle registrierten Vereine ihre Nutzungszeiten online beantragen. Das System hat sich in den letzten Jahren bewährt und wird auch von allen Vereinen regelmäßig genutzt, um z.B. Nutzungszeiten zu stornieren bzw. neu zu buchen.

Mit Blick auf eine bevorstehende Digitalisierung einzelner verwaltungsinterner Arbeitsabläufe hat sich die Verwaltung mit dem Programmhersteller getroffen, um Informationen zu erhalten, welche Möglichkeiten das aktuelle Programm hergibt.

Folgende Anforderungen / Wünsche sind von Seiten der Verwaltung formuliert worden:

1. Automatische Benachrichtigung von Nutzern, wenn Nutzung der Sportanlage oder Aula nicht möglich ist (z.B. bei Überschneidung mit einer Veranstaltung in der Mehrzweckhalle oder Sperrung der Halle wegen Reparaturarbeiten, etc.)
2. Weitere Stammdatenfelder für die einzelnen Gebäude bzw. Sportanlagen in Form von Anlagen, die jeder einsehen kann (Bestuhlungspläne für Veranstaltungen, maximale Zuschauerzahl, etc.)
3. Antragsformular für die Nutzung der Aula des Gymnasiums, der Aula der Realschule, der Mehrzweckhalle Bardenberg und von Sporthallen für Veranstaltungen mit den dahinter liegenden Genehmigungsschritten im digitalen Format (Verfügbarkeit der Räumlichkeit, Hausmeister, Reinigung, Ausschank, Schlüsselübergabe) – im Anschluss an die digitale Beantragung soll eine Nutzungsgenehmigung erstellt und ebenfalls digital verschickt werden. Durch die Einführung des Digitalen Rechnungsworkflows soll auch automatisch die haushaltsrechtliche Abwicklung angestoßen werden.
4. Berechnungstool für die Nutzungsentgelte, um die Rechnungen nicht mehr per Hand erstellen zu müssen. Durch dieses Tool können die Nutzungsentgelte pro Einrichtung ausgewertet werden (für interne Zwecke) oder aber für den einzelnen Nutzer berechnet werden, so dass daraus auch der Rechnungsbetrag ersichtlich wird. Durch die automatische Benachrichtigung aus Nr. 1 an den Nutzer kann das Tool auch die nicht genutzten Zeiten auswerten und direkt in die Rechnung als Gutschrift mit einfließen lassen.
5. Digitales Belegungsbuch; hier können Nutzer z.B. Bilder oder Bemerkungen in das Belegungsbuch eintragen und müssen das nicht mehr in den ausgedruckten Listen machen. Durch das Vorliegen der Schadensmeldung oder der Bemerkung in digitaler Form kann die Meldung verwaltungsintern weitergegeben und auch nachgehalten werden.

Bis auf den Punkt Nummer 5 können die Änderungen mit dem Programm umgesetzt werden. Für die Umsetzung der Punkte 1 – 4 werden noch weitere Informationen ausgetauscht, um die Anforderungen genauer zu definieren. Im Anschluss kann die Entwicklung und der Test erfolgen und nach erfolgreichem Test kann das System in den Echtbetrieb gehen.

Bei Punkt Nummer 5 müssen noch einige Voraussetzungen geschaffen werden, die das System aktuell noch nicht abbilden kann. Aber hier wird die Verwaltung weiter im Gespräch mit dem Hersteller bleiben, um auch diesen Punkt zukünftig umsetzen zu können. Gleichzeitig müssen aber auch noch einige Voraussetzungen verwaltungsintern geschaffen werden (Zugriff der Hausmeister auf die Meldungen, Definition von Abläufen intern, etc.).

Die Kosten für die Umsetzung der Punkte 1-4 belaufen sich auf einmalig ca. 11.500 € (investiv). Darüber hinaus werden die jährlichen konsumtiven Kosten von rund 600 € auf 2.100 € angehoben. Die Mittel sind bereits über die Veränderungsliste in den Haushalt eingestellt und genehmigt worden. Die investiven Mittel in Höhe von 11.500 € stehen auf der Investitionsnummer I 421 000 101 – BGA Sport als Ermächtigungsübertragung aus dem letzten Jahr zur Verfügung und müssen nur noch als ÜPL auf die I-Nummer I 111 209 006 übertragen werden.

Die Beauftragung soll noch vor den Sommerferien erfolgen, so dass eine Umsetzung der gewünschten Funktionen noch vor dem Winterbelegungsplan möglich ist.