Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Wahrnehmung der Aufgabe der IT-
Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW durch die Stadt Aachen

Darstellung der Sach- und Rechtslage:

Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung ist es, bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Gemeinde und ihrer Sondervermögen die Programme vor ihrer Anwendung zu prüfen (Implementierungsprüfung; § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW). In Abgrenzung zur Zulassungsprüfung der gpaNRW (§ 94 Abs. 2 GO NRW; zum 01.01.2021 in Kraft getreten), welche eine Prüfung der Anwendungen im „Rohzustand“ vorsieht, wird im Rahmen der Implementierungsprüfung vor allem die Anpassung der einzelnen Anwendungen an die örtlichen Gegebenheiten (Customizing) geprüft.

Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich zur Wahrnehmung dieser Aufgabe nach § 104 Abs. 6 GO NRW mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen. Die Stadt Aachen nimmt diese Aufgabe gemäß § 3 Abs. 3 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über den Eigenbedarf an automatisierter Informationsverarbeitung vom 13.12.2002 bislang bereits für die Stadt Alsdorf wahr.

Im Jahr 2003 wurde die regio iT durch Zusammenschluss der Aachener Datenverarbeitungsgesellschaft (ADG) und der Gemeinsamen Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (GKDVZ; Amt der Stadt Aachen) gegründet. Zur Bündelung der Nachfrage wurde die Stadt Aachen über die vorstehend genannte öffentlich-rechtliche Vereinbarung von der StädteRegion Aachen (damals noch Kreis Aachen), dem Kreis Heinsberg und einem Teil der kreisangehörigen Kommunen beauftragt, den Bedarf an IT über die regio IT sicherzustellen. In 2011 ist die regio iT mit dem Zweckverband INFOKOM (Kreis Gütersloh) und in 2020 mit dem Zweckverband civitec (Oberbergischer Kreis, Rhein-Sieg-Kreis) fusioniert. Damit ist sie inzwischen neben dem Hauptsitz in Aachen mit Niederlassungen und Rechenzentren in Siegburg und Gütersloh vertreten und so zu einem der größten kommunalen IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen herangewachsen.

Die Stadt Aachen nimmt die IT-Prüfung derzeit für insgesamt 68 Kommunen in NRW mit einer Gesamteinwohnerzahl von knapp 2 Millionen Einwohnern wahr. Eine Übersicht der Kommunen können dem als Anlage 1 beigefügten Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung entnommen werden. Die IT-Anwendungen in den Kommunen werden zum überwiegenden Teil von der regio iT betreut und in den Rechenzentren der regio iT betrieben. Mit der Wahrnehmung der Implementierungsprüfung „aus einer Hand“ werden größtmögliche Synergien erzielt.

Der Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen beschäftigt derzeit vier IT-Prüfer mit einem Anteil von insgesamt 2,8 Stellen. Die fachliche Kompetenz des dortigen Personals wird durch regelmäßige Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen sowie Einbindung in überregionale Arbeitskreise des IDR und der GPA gestärkt. Die langjährigen Prüfer verfügen über anerkannte Zertifizierungen zum CISA (Certified Information Systems Auditor).

Die Rahmenbedingungen der Wahrnehmung der IT-Prüfung durch die Stadt Aachen sollen durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit allen 68 Kommunen zum 01.01.2022 rechtssicher und einheitlich geregelt werden.

Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung werden nachfolgend dargestellt:

• Die Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW erstreckt sich auf alle von der regio iT GmbH betreuten Anwendungen.
• Der Arbeitsaufwand wird nach den geleisteten Stunden erfasst. Hierbei wird der jeweils aktuelle Entgeltsatz des Entgelttarifs zur Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen zu Grunde gelegt. Dieser beträgt derzeit 82 €/Stunde (netto). Zusätzlich werden ggf. entstehende Reisekosten nach den Vorschriften des Landesreisekostengesetzes NRW berechnet.
• Die Gesamtkosten werden im Verhältnis der Einwohnerzahl getragen. Die Einwohnerzahl wird bei den Kreisen und der Städteregion Aachen mit dem Faktor 0,5 multipliziert. Bei den kreisfreien Städten gilt der Faktor 1,5 und bei den kreisangehörigen Städten und Gemeinden der Faktor 1,0.
• Prüfungen von Programmen, die nicht von der regio iT GmbH betreut werden, sind bilateral zwischen der Stadt und der jeweiligen Kommune abzustimmen. Die Kosten für bilaterale Prüfungen werden direkt zwischen der Stadt und der jeweiligen Kommune abgerechnet.
• Die Abrechnungen finden einmal jährlich unmittelbar nach Jahresende statt.
• Die Laufzeit der Vereinbarung ist unbefristet. Sie kann erstmalig unter Einhaltung einer Frist von einem Jahr zum 31.12.2024 gekündigt werden.
• Die Vereinbarung bedarf der Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln.

Die übrigen Regelungen können dem Volltext der Vereinbarung entnommen werden, welcher dieser Vorlage im Entwurf beigefügt ist. Er wurde mit der Bezirksregierung Köln im Entwurf abgestimmt, die keine Bedenken einer Genehmigungsfähigkeit sieht. Die bisherigen Regelungen zur IT-Prüfung in der bestehenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung werden durch die neue Regelung ersetzt.

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss stimmt der weiteren Übertragung der IT-Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW auf das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Aachen gemäß § 104 Abs. 6 GO NRW zu und empfiehlt dem Rat der Stadt:

Der Rat der Stadt Alsdorf mandatiert die Stadt Aachen, die Aufgabe der IT-Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW für die Stadt Alsdorf gemäß den Regelungen der im Entwurf beigefügten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ab dem 01.01.2022 wahrzunehmen.

Darstellung der finanziellen Auswirkungen:

Bei angenommenen jährlichen Gesamtkosten in Höhe von 210.000 € würde die Stadt Alsdorf insgesamt Kosten in Höhe von ca. 3.066 € tragen (47.097 Einwohner x Faktor 1,0 in Relation zur Gesamteinwohnerzahl der teilnehmenden Kreise und Kommunen entsprächen 1,46 % Kostenanteil).

Aktuell liegt die jährlichen Prüfkostenumlage für die Stadt Alsdorf bei rund 3.100,- €.

Die Prüfung der Programme in Eigenregie würde Personalkosten von mindestens 25.000 € p.a. verursachen.

Darstellung der ökologischen und sozialen Auswirkungen:

Entfällt.

Anlage/n:

1. Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung

		Gez. Kahlen
Bürgermeister		Erster Beigeordneter		Technische Beigeordnete
Kämmerer		Referat Jugend, Schulen und Sport		Kaufmännischer Betriebsleiter ETD
		Gez. Beylich
Technischer Betriebsleiter ETD		Rechnungsprüfungsamt