Erlass der 5. Änderungssatzung zur Hauptsatzung der Städteregion Aachen vom
[24.11.2009](si010.asp?YY=2009&MM=11&DD=24 "Sitzungskalender 11/2009 anzeigen"
)

Beschlussvorschlag:

Der Städteregionstag erlässt mit Wirkung ab 01.10.2021 die der Sitzungsvorlage 2021/0214 als Anlage 2 beigefügte 5. Änderungssatzung zur Hauptsatzung der Städteregion Aachen vom 24.11.2009.

Sachlage:

Allgemeine Hinweise:

Mit der heutigen Sitzungsvorlage schlägt die Verwaltung dem Städteregionstag vor, den § 4 der Hauptsatzung (Zuständigkeiten des Städteregionsausschusses) umfassend zu ändern. Zentraler Gegenstand des Verwaltungsvorschlages ist eine Veränderung der jeweiligen Zuständigkeiten zwischen dem Städteregionsrat und dem Städteregionsausschuss im Rahmen der Entscheidung über Vergaben.

Die Initiative für diese Verfahrensänderung erfolgte durch die örtliche Rechnungsprüfung (A 14), welche

• 2020 in allen Aufgabenbereichen der Verwaltung begleitende Prüfungen von Vergaben durchgeführt hat,
• die entsprechenden Prüfergebnisse dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnis gegeben hat (Sitzung am 10.03.2021) und
• im diesbezüglichen Prüfbericht eine Änderung der Hauptsatzung im Sinne der nachfolgenden Ausführungen vorschlägt.

Die Verwaltung und die örtliche Rechnungsprüfung erwarten, dass durch die vorgeschlagenen Änderungen folgende Ziele erreicht würden:

• Optimierung der Verfahrensabläufe in der Verwaltung,
• Optimierung der Bauabläufe,
• Optimierung der unternehmerseitigen Arbeitsvorbereitungen und der Wirtschaftlichkeit.

Dieser Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt sind

• als Anlage 1 eine Synopse hinsichtlich der geplanten Änderungen und
• als Anlage 2 der Text der vorgeschlagenen Satzungsänderung.

Darstellung der aktuellen Situation sowie der geplanten Änderungen:

Die Beteiligung des Städteregionsausschusses bei Vergaben richtet sich derzeit nach § 4 der Hauptsatzung der Städteregion Aachen. Demnach gelten die folgenden Schwellenwerte (jeweils netto, zuzüglich Mehrwertsteuer):

Freiberufliche Leistungen:	ab 20.000 €
Bauleistungen nach VOB/A Liefer- und Dienstleistungen:	ab 100.000 €
Bei Nachtrags- oder Anschlussvergaben ab 10.000 € netto:	Wenn hierdurch 20 % der Auftragssumme des Hauptauftrages überschritten werden, bzw. wenn die Nachtrags- oder Anschlussaufträge für sich genommen die entsprechenden vorstehenden Wertgrenzen überschreiten.

Diese Festlegungen bedeuten zwar einerseits eine aus Sicht der örtlichen Rechnungsprüfung zu begrüßende Kontrollfunktion durch politische Gremien, beeinträchtigen jedoch in der Praxis vermehrt zeitliche Bau- und Verfahrensabläufe nachteilig.

Bei der Vergabe von Bauleistungen oberhalb des Schwellenwertes zur Beschlussfassung im Städteregionsausschuss (ab 100.000 € netto) handelt es sich i.d.R. um förmliche Vergabeverfahren in der Vergabeart „Öffentliche Ausschreibung“ nach § 3 Nr. 1 VOB/A. Diese Vergabeverfahren werden grundsätzlich von der Zentralen Vergabestelle (ZVS) der Städteregion Aachen oder - derzeit häufig - aufgrund von dortigem Personalmangel von der ZVS der Stadt Aachen durchgeführt. Beide ZVS nutzen das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen. Die Verfahrensabläufe sind strukturiert, manipulationsgeschützt und gut dokumentiert. Gemäß § 10 Rechnungsprüfungsordnung werden die Vergabeverfahren durch die örtliche Rechnungsprüfung begleitend geprüft. In der Regel werden deren Feststellungen aus der begleitenden Prüfung (z.B. Prüfung von Leistungsverzeichnissen) von der Verwaltung unmittelbar umgesetzt, so dass dem jeweiligen Beschlussvorschlag zur Vergabe keine Bedenken entgegenstehen.

Förmliche Vergabeverfahren (Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung, EU-Verfahren, u.a.) sind bindend für die ausschreibende Stelle wie für die am Vergabeverfahren teilnehmenden Bieter. Die dem Haushaltsrecht entsprechenden wesentlichen Grundsätze nach § 2 VOB/A sind Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Nichtdiskriminierung. Der Bindung des Bieters an sein Angebot gemäß § 10 VOB/A steht gleich gegenüber die Verbindlichkeit, dass die ausschreibende Stelle den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, wenn dem keine Aufhebungsgründe nach § 17 VOB/A entgegenstehen. Ermessensentscheidungen sind in förmlichen Vergabeverfahren faktisch nicht von Relevanz, da die Vergabeentscheidung immer und ausschließlich auf Grundlage der bekannt gemachten Zuschlagskriterien zu erfolgen hat. Ein Abweichen von diesen Grundsätzen würde die ausschreibende Stelle nicht nur unlauter erscheinen lassen, sondern auch schadensersatzpflichtig machen.

Der Städteregionstag behält sich das Recht vor, in Ausnahmefällen im Rahmen der Grundsatzentscheidung über eine geplante Maßnahme/Vergabe festzulegen, dass die Vergabeentscheidung – wie nach aktuell geltender Hauptsatzung - durch den Städteregionsausschuss zu treffen ist.

Gemäß § 10 Abs. 4 VOB/A bestimmt der Auftraggeber eine angemessene Frist, innerhalb der die Bieter an ihre Angebote gebunden sind (Bindefrist). Diese soll so kurz wie möglich und nicht länger bemessen werden, als der Auftraggeber für eine zügige Prüfung und Wertung der Angebote (§§ 16 bis 16d) benötigt. Eine längere Bindefrist als 30 Kalendertage soll nur in begründeten Fällen festgelegt werden.

Die reguläre Bindefrist von 30 Tagen ab der Angebotseröffnung (Submission) reicht selten aus, wenn die Vorgaben nach § 4 der Hauptsatzung in Verbindung mit dem Sitzungsterminplan auf den Bauzeitenplan übertragen werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Städteregionsausschuss nicht unmittelbar auf den vorberatenden Fachausschuss folgt.

Neben dem vergaberechtlich bedenklichen Aspekt der wiederholten Überschreitung der regulären Bindefrist hat die örtliche Rechnungsprüfung darüber hinaus auf die Aspekte der Wirtschaftlichkeit und der Auswirkungen auf die Bauabläufe verwiesen. Eine frühzeitige Auftragserteilung gibt dem erfolgreichen Bieter eine Planungssicherheit für den Einsatz seiner Beschäftigten und Ressourcen. Diese Planungssicherheit

• wird er im Regelfall bei größeren Aufträgen auch bereit sein, bei der Preisbildung entsprechend zur Erhöhung seiner Erfolgsaussichten zu berücksichtigen und
• kann somit in Verbindung mit einer verlängerten Frist für die Arbeitsvorbereitung für die ausschreibende Stelle zu günstigeren Angebotspreisen führen.

Dagegen gilt es als unbestritten, dass „volle Auftragsbücher“ und kurze Fristen für die Arbeitsvorbereitung sowie Bauausführung aus dem Kreis der Bieter höhere Preise erwarten lassen.

Insbesondere bei förmlichen Vergabeverfahren ist aus entsprechenden Zuständigkeitsverlagerungen in die Verantwortung des Städteregionsrates kein Nachteil hinsichtlich vergaberechtlicher Aspekte bzw. solcher der Korruptionsprävention zu befürchten. Zudem kann eine in der Hauptsatzung verankerte Berichtspflicht dem Städteregionsausschuss wie den Fachausschüssen gegenüber für Transparenz und Kontrollmöglichkeiten sorgen.

Die vorstehenden Ausführungen zu förmlichen Vergabeverfahren bei Bauleistungen gelten gleichermaßen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen auf der Grundlage von entsprechenden förmlichen Vergabeverfahren, so dass die Verwaltung konkret folgende Änderungen des § 4 Absatz 1 Buchstabe a) der Hauptsatzung vorschlägt (siehe Anlage 1):

-Bei förmlichen Vergabeverfahren über Bauleistungen nach VOB/A sowie Liefer- und Dienstleistungen nach der UVgO bzw. VgV in den Vergabearten der „Öffentlichen Ausschreibung“ oder „Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb“ bzw. des „Offenen Verfahrens“ oder „Nichtoffenen Verfahrens“werden alle Vergabeentscheidungen „als Geschäft der laufenden Verwaltung“ in die Zuständigkeit des Städteregionsrates gestellt

(Ausnahme: Der Städteregionstag behält sich das Recht vor, die Vergabeentscheidungen durch den Städteregionsausschuss treffen zu lassen).

- Die Beauftragung von Nachträgen im Sinne von Leistungsänderungen nach § 2 Abs. 5 VOB/B sowie zusätzlichen Leistungen nach § 2 Abs. 6 VOB/B ist „als Geschäft der laufenden Verwaltung“ in die Zuständigkeit des Städteregionsrates gestellt, wenn diese für die Erfüllung des ursprünglichen Auftrags erforderlich sind.

- Zur Vereinheitlichung von Wertgrenzen ist der Schwellenwert für die Beschlussfassung bei Vergaben über freiberufliche Leistungen auf
25.000 € netto anzuheben.

- Bei jeglichen Vergabeverfahren über Leistungen, bei denen wegen
Dringlichkeit eine unverzügliche Auftragserteilung begründet ist, wird die Vergabeentscheidung „als Geschäft der laufenden Verwaltung“ in die Zuständigkeit des Städteregionsrates gestellt.

- Für alle Vergaben und Nachträge ab einem Schwellenwert von 50.000,00 € netto erfolgt eine Berichtspflicht an den zuständigen Fachausschuss bzw. Städteregionsausschuss zum nächstmöglichen Sitzungstermin.

Darüber hinaus wurde der Text der Hauptsatzung im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben aktualisiert.

Rechtslage:

Gemäß § 5 Abs. 3 KrO NRW hat jeder Kreis eine Hauptsatzung zu erlassen. In ihr ist mindestens zu ordnen, was nach den Vorschriften der KrO NRW der Hauptsatzung vorbehalten ist. Die Hauptsatzung und ihre Änderung kann der Städteregionstag nur mit der Mehrheit der gesetzlichen Zahl der Mitglieder beschließen.

Der Städteregionsrat hat Stimmrecht (§ 25 Abs. 2 Satz 3 KrO NRW).

Personelle Auswirkungen:

Keine.

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen:

Keine.

In Vertretung:

gez.: Nolte

Anlagen:

• Textliche Gegenüberstellung aktueller Text/geplante Änderungen (Anlage 1)
• 5. Änderungssatzung zur Hauptsatzung der Städteregion Aachen (Anlage 2)