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Organisationsuntersuchung im A 33 / Ausländeramt; Konzept zur Umsetzung der
personellen und organisatorischen Maßnahmen


Letzte Beratung
Donnerstag, 27. Juni 2019 (öffentlich)
Federführend
A 10 - Zentrale Dienste
Originaldokument
http://gremieninfo.staedteregion-aachen.de/bi/vo020.asp?VOLFDNR=9828

Beschlussvorschlag:

Der Städteregionsausschuss trifft folgende Entscheidungen:

I) Er erkennt an, dass zur Verbesserung der Aufgabenwahrnehmung und der politisch gesetzten Serviceziele im Ausländeramt eine Erhöhung der Personaldecke sowie organisatorische Umstrukturierungen notwendig sind.

 

II) Er erkennt den dauerhaften personellen Mehrbedarf von insgesamt 3,52 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) an und beschließt

  1. die Verstetigung der im Rahmen der Sofortmaßnahmen auf zwei Jahre befristet eingerichteten fünf Stellen (Sitzungsvorlage 2017/0380) ohne weitere finanzielle Auswirkungen,
  2. die dauerhafte Einrichtung von 3,5 Stellen mit dauerhaften finanziellen Auswirkungen,
  3. eine Ausweitung des Stellenplans um die unter den Ziffern 1 und 2 insgesamt aufgeführten 8,5 Stellen
  4. sowie die aus den unter Ziffer 2 aufgeführten Personalmaßnahmen resultierenden Mehraufwendungen für das Jahr 2019 in Höhe von ca. 53.000 € und für das Jahr 2020 in einem Umfang von 260.000 €.

 

III) Er beauftragt die Verwaltung, jährlich über den aktuellen Sachstand des Konzeptes zur Umsetzung der personellen und organisatorischen Maßnahmen zu berichten.

Sachlage:

Die Sitzungsvorlage 2019/0251 (Organisationsuntersuchung im A 33/ Ausländeramt; Konzept zur Umsetzung der personellen und organisatorischen Maßnahmen) wurde in der Sitzung des Ausschusses für Personal und Informationstechnik am 12.06.2019 behandelt. Da seitens des Ausschusses Beratungs- und Klärungsbedarf bestand, hat er die Angelegenheit ohne Beschlussempfehlung an den Städteregionsausschuss weitergeleitet. Mit der heutigen Sitzungsvorlage berichtet die Verwaltung ergänzend wie folgt:

 

Gemäß § 1 Absatz 2 Ziffer 2 GemHVO NRW ist der Stellenplan dem Haushalt als Anlage beizufügen (siehe Anlage 1 der Haushaltssatzung der Städteregion Aachen). Dieser weist nach § 8 Absatz 1 GemHVO NRW die im Haushaltsjahr erforderlichen Stellen der Beamtinnen und Beamten und der nicht nur vorübergehend beschäftigten Bediensteten aus. Ergänzend ist dem Stellenplan gemäß § 8 Absatz 3 Ziffer 1 GemHVO NRW eine sogenannte Stellenübersicht über die vorgesehene Aufteilung der Stellen des Stellenplans auf die Produktbereiche beizufügen (siehe Anlage 1).

 

Gemeinsam mit dem Haushalt der StädteRegion Aachen wird folglich auch der Stellenplan für die Gesamtverwaltung genehmigt und somit die Ermächtigung zur Besetzung einer gewissen Anzahl von Stellen erteilt. Für das Haushaltsjahr 2018, in welchem unter anderem die Organisationsuntersuchung und die Personalbedarfsmessung durch die Firma Ramboll durchgeführt wurden, wurde für die gesamte Verwaltung der StädteRegion Aachen eine Ermächtigung für insgesamt 445 Beamtenstellen und 1322 Stellen für nicht nur vorübergehend beschäftigte Bedienstete erteilt.

 

Für das Haushaltsjahr 2018 wies die Stellenübersicht für den Produktbereich des A 33/ Ausländeramt insgesamt 49 Beamtenstellen und 37 Stellen für Beschäftigte aus.

 

Diese haushaltsrechtliche Ermächtigung wurde und wird derzeit jedoch nicht vollumfänglich ausgeschöpft: Im Stellenplan werden nur halbe und ganze Planstellen ausgewiesen. Aufgrund von flexiblen Arbeitszeitgestaltungen, wie beispielsweise Teilzeitbeschäftigungen, werden die Planstellen häufig nicht vollständig, sondern nur zu einem gewissen Anteil besetzt. So waren im Ausländeramt im Jahr 2018 von insgesamt 90 Mitarbeitenden 23 in Teilzeit beschäftigt. Es wird deutlich, dass es in Folge dessen zu einer Abweichung von Besetzungsermächtigung und tatsächlicher Besetzung kommt.

Für eine Personalbedarfsmessung werden nicht die vorhandenen Stellen, sondern die Summe der zur Verfügung stehenden Stundenkontingente (sprich Vollzeitäquivalente (VZÄ)) einer Organisationseinheit betrachtet und aufaddiert.

 

Für die Personalbedarfsbemessung der Firma Ramboll wurden die Vollzeitäquivalente des Ausländeramtes zum Stand 01.07.2018 aufsummiert, sodass sich ein Ist-VZÄ in Höhe von 82,59 ergab (das Gutachten weist auf Seite 27 82,62 IST-VZÄ aus, dabei handelt es sich lediglich um eine Rundungsdifferenz). Dem Ist-VZÄ wurde das auf Grundlage der mittleren Bearbeitungszeiten und Fallzahlen errechnete Soll-VZÄ von 88,525 gegenübergestellt. Hervorzuheben ist an dieser Stelle, dass die Firma Ramboll auf Seite 27 des Gutachtens ein Soll-VZÄ von insgesamt 88,4 ausweist, diesen Wert jedoch durch eine Reduzierung des Überhangs der Arbeitsgruppe 33.2 um 0,125 VZÄ (vgl. S. 36 6.3 – 0,125 VZÄ für die stellvertretende Arbeitsgruppenleitung) nachträglich auf 88,525 erhöht, diesen Wert aber nicht mehr gesondert ausweist.

Das Ergebnis der zuvor dargestellten Gegenrechnung ergab letztlich einen für die vollständige Aufgabenwahrnehmung erforderlichen Personalmehrbedarf von 5,935 VZÄ zum Zeitpunkt Juli 2018.

 

Seit Juli 2018 und der damals ermittelten Anzahl der Ist-VZÄ hat sich durch verschiedene Personalmaßnahmen (z.B. Arbeitszeiterhöhungen, Arbeitszeitreduzierungen, Austritte, Neueinstellungen) das Ist-VZÄ des A 33 verändert und betrug im Mai 2019 84,05 VZÄ. Dieser Zahl wurde wiederum das durch die Firma Ramboll ermittelte Soll-VZÄ von 88,525 gegenübergestellt. Hierbei ergab sich ein personeller Mehrbedarf in Höhe von 4,475 VZÄ. Dieser Mehrbedarf wird im Personalkonzept ausgewiesen und außerdem dargestellt, wie er sich auf die einzelnen Arbeitsgruppen des A 33 verteilt (vgl. S. 2 ff. der Anlage 2 zur Vorlage 2019/0251).

 

Die Firma Ramboll benennt auf Seite 36 des Gutachtens, zusätzlich zu dem im Rahmen der Personalbedarfsbemessung festgestellten personellen Mehrbedarf, weitere personelle Optimierungsmöglichkeiten. Nach Addition der dort benannten VZÄ in Höhe von 1,375 VZÄ zum zuvor benannten Mehrbedarf, ergibt sich für das gesamte A 33 ein dauerhafter Personalmehrbedarf im Umfang von 5,85 VZÄ.

 

In diesem Mehrbedarf von 5,85 VZÄ ist bereits der Personalüberhang von 3,495 VZÄ, welcher in der Arbeitsgruppe 33.2 ermittelt wurde, verrechnet.

 

Wie im Personalkonzept als Anlage zur Vorlage 2019/0251 erläutert, soll dieser Überhang der Arbeitsgruppe 33.2 zur vorerst anteiligen Deckung der festgestellten Personalmehrbedarfe in den Arbeitsgruppen 33.3.I-III verwendet werden (vgl. Seite 6 des Personalkonzeptes).

 

Die Personalmehrbedarfe in den Arbeitsgruppen 33.0 (0,3 VZÄ), 33.1 (0,4 VZÄ) und 33.4 (1,82 VZÄ) sollen als Ergebnis der seitens der Verwaltung vorgenommenen Priorisierung vollumfänglich anerkannt werden; ebenso die von Ramboll festgestellten Bedarfe im Bereich IT (0,5 VZÄ) und die für Einrichtung einer Teamleitung bei A 33.4 (0,5 VZÄ) (vgl. S. 36 des Gutachtens). Diese Mehrbedarfe betragen nach Addition insgesamt 3,52 VZÄ. Dementsprechend müssten 3,5 Stellen im Haushalt 2020 eingerichtet werden (vgl. Ziff. II Nr. 2 des Beschlussvorschlags der Vorlage 2019/0251). Für die Verstetigung der Sofortmaßnahmen in Höhe von 5 VZÄ, die befristet für die Dauer von zwei Jahren bewilligt wurden, ist die Einrichtung von 5 zusätzlichen Planstellen im Haushalt 2020 erforderlich (vgl. Ziff. II Nr. 1 des Beschlussvorschlags). Insgesamt ist folglich eine Ausweitung des Stellenplans um 8,5 Stellen notwendig.

 

Schließlich sollen in diesen Bereichen ebenfalls die entsprechenden organisatorischen Maßnahmen, wie beispielsweise die Verbesserung des Kundenstrommanagements (vgl. Maßnahme 1) a) des Maßnahmenkatalogs) oder die Einrichtung eines Teams „Außeneinsatz und Rückführung“ (vgl. Maßnahme 2) b) des Maßnahmenkatalogs) umgesetzt werden.

 

Es ist vorgesehen, dass ab 2020 in einem jährlichen Bericht über den Sachstand der personellen und organisatorischen Maßnahmen berichtet wird. Mittels dieses Berichts sollen sowohl der Umsetzungsgrad der Maßnahmen als auch ihre Wirkungsweisen in Bezug auf eine verbesserte Aufbau- und Ablauforganisation dargestellt und evaluiert werden. Außerdem soll der Effekt des umverteilten bzw. zusätzlichen Personals im Umfang von 3,52 VZÄ beurteilt und, mit Blick auf den eigentlich festgestellten dauerhaften personellen Mehrbedarf von insgesamt 5,85 VZÄ, gegebenenfalls eine Anpassung erfolgen, falls sich diesbezüglich Handlungsbedarf ergibt.

 

Eine detaillierte Darstellung der o.g. Ergebnisse der Personalbedarfsermittlung und des daraus resultierenden Vorschlags der Verwaltung ist dieser Vorlage zur Veranschaulichung beigefügt (siehe Anlage 2).

 

Abschließend ist zu erwähnen, dass der durch die Firma Ramboll festgestellte befristete personelle Mehrbedarf für die Rückstandssachbearbeitung (vgl. S. 35 f. des Gutachtens) bei der Personalplanung aktuell nicht berücksichtigt wird. Die Verwaltung erachtet es für nicht sinnvoll, befristete Stellen mit nicht eingearbeiteten Mitarbeiter*innen zu besetzen, da diese die Mitarbeitenden nur eingeschränkt bei der Rückstandssachbearbeitung unterstützen bzw. entlasten können. Eine vergleichbare Maßnahme wurde seinerzeit beim Straßenverkehrsamt in Bezug auf eine Stelle umgesetzt und hat bis heute keinen nachhaltigen Erfolg erzielt. Insofern beabsichtigt die Verwaltung, zunächst die personellen Maßnahmen umzusetzen und im Anschluss zur Abarbeitung der Rückstände Maßnahmen zu ergreifen. Auch zur Wirkung dieser Maßnahmen wird der Sachstandsbericht im nächsten Jahr weiteren Aufschluss geben.

Bereits im Jahr 2018 sind für den Aufgabenbereich Digitalisierung zudem vier Scannstellen befristet für die Dauer von zwei Jahren genehmigt worden (vgl. Sitzungsvorlage 2018/0315, Ziff. 12).

 

Die vorgeschlagene Umsetzung des Personal- und Maßnahmenkatalogs berücksichtigt die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung in angemessener Weise. Sie stellt sicher, dass auch die sukzessive Umsetzung der organisatorischen Veränderungen erfolgen kann und es zu spürbaren Verbesserungen für die Mitarbeiter*innen sowie Kunden des Ausländeramtes kommen wird. Durch die jährliche Berichterstattung ist sichergestellt, dass bei Bedarf eine Nachsteuerung möglich ist.

 

Rechtslage:

Bei den Aufgaben des Ausländeramtes, die sich vornehmlich nach dem Aufenthaltsgesetz, Freizügigkeitsgesetz und Asylgesetz richten, handelt es sich ausschließlich

um Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung, die die Ausländerbehörde als Sonderordnungsbehörde im Sinne des § 12 Abs. 1 OBG wahrnimmt (§ 1 Verordnung über Zuständigkeiten im Ausländerwesen vom 04.04.2017 (ZustAVO)). Hierzu zählen nicht nur die Regelung der Einreise, des Aufenthalts, der Erwerbstätigkeit, sondern auch der Integration (Kapitel 3 AufenthG) von Ausländern.

Dem Ausländeramt obliegen auch gesetzliche Hinweis- und Beratungspflichten (z.B.

§ 82 Abs. 3 AufenthG; Nr. 35.0.3 AVwV zum AufenthG). Über diese gesetzlichen Pflichten hinausgehende Beratungen können im Sinne einer Serviceorientierung allerdings nur im Rahmen verfügbarer Kapazitäten geleistet werden.

Personelle und finanzielle/ bilanzielle Auswirkungen:

Bei der Umsetzung des Personalkonzeptes ergeben sich nachstehende personelle

und finanzielle Auswirkungen:

 

Dauerhafte personelle Auswirkungen ohne (weitere) finanzielle Auswirkungen:

  • Umwandlung von fünf derzeit befristet eingerichteten Stellen in unbefristete Stellen, vgl. Ziffer 1 des Personalkonzeptes.

 

Dauerhafte personelle und finanzielle Auswirkungen:

  • Dauerhafte Einrichtung von 3,5 Stellen, vgl. Ziffer 2 des Personalkonzeptes. In 2019 entstehen dadurch zusätzliche Aufwendungen in Höhe von ca. 53.000 €. Für 2020 müssen dafür Personalkosten in Höhe von insgesamt ca. 260.000 € einkalkuliert werden.

 

 

gez.: Dr. Grüttemeier

Anlagen:

Stellenplan und Stellenübersicht 2018 (Anlage 1)

Errechnete Personalmehrbedarfe – Beschlussempfehlung der Verwaltung (Anlage 2)


Anlagen können jeweils im Originaldokument eingesehen werden.

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