Hilfen zur Erziehung
hier: Einführung von Prozesshandbüchern

gez. Roger Nießen . gez. ./. .

Bürgermeister Beigeordneter

gez. Hans Brings . gez. Johannes Braun .

Fachdienstleiter Sachbearbeiter

Darstellung des Vorgangs:

Die Verwaltung wurde mit dem Beschluss über die HSP-Maßnahme 06.30.01–Externes Controlling–im Bereich der Hilfen für junge Menschen undihren Familien beauftragt, eine Optimierung der Leistungsgewährung bei den Hilfen zur Erziehung herzustellen. Das Unternehmen „IMAKA Institut für Managment GmbH“legte der Stadtverwaltung Würselen im April 2016 in diesem Zuge einen Ergebnisbericht über die durchgeführte Organisationsuntersuchung vor. Dieser Bericht stellte unterschiedliche Handlungsempfehlungen dar, deren Umsetzung in zwei zentrale Teilprojekte verankert wurde, die fortlaufend von den Teams 3.3.1 und 3.3.2 sowie den Stabstellen Jugendhilfeplanung und Controlling in Zusammenarbeit mit den externen Beratern von IMAKA bis zum Februar 2021 bearbeitet wurde. Der Beratungsprozess soll im Rahmen einer Abschlussveranstaltung (ursprüngliche Planung 21.05.2021, allerdings muss die Umsetzung im Hinblick auf die pandemische Entwicklung berücksichtigt und erneut angepasst werden) abgeschlossen werden, die Ziele des Projekts werden von der Verwaltung weiterhin eigenständig verfolgt.

Im Rahmen des Teilprojekts 2 „Weiterentwicklung der Zugangs- und Verlaufssteuerung HzE“wurden für acht Dienste des JugendamtesQualitätshandbücher(oder auchProzesshandbuch) ausgearbeitet.

Alle Arbeitsabläufe, die eine Relevanz für die Leistungsgewährung von Hilfen zur Erziehung (in dieser Begrifflichkeit sind für diesen Vorgang Leistungen der Eingliederungshilfe und Hilfe für junge Volljährige inbegriffen) haben, werden alsTeilprozesse(TP) beschrieben.

Aus einem auslösenden Ereignis oder einem bestimmten Zugang erfolgt eine Abfolge von Aktivitäten einer Fachkraft, um ein festgeschriebenes Ziel/Ergebnis zu erreichen. Die Fachkraft verwendet dabei verschiedene Instrumente/Dokumente und beteiligt zur Zielerreichung unterschiedliche Personen. Diese Aspekte werden in einheitlicher Form in Worte gefasst undstellen die Beschreibung einesTeilprozessesdar.

AlleTeilprozessewerden nach Kernprozessen (KP) gebündelt und die Gesamtheit derKernprozessewird zum Qualitätshandbuch.

Qualitätshandbücher haben folgende wesentlichen Nutzen und Ziele:

• Definition qualitativer Standards
• Wissenssicherung
• Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Überblick aller Tätigkeiten der jeweiligen Arbeitsbereiche
• Steuerungsmöglichkeiten und Beeinflussung durch diese werden sichtbar
• Ziele werden mit Aktivitäten direkt verbunden

Qualitätshandbücher bieten eine Grundlage für

• Qualitätsentwicklung
• Entwicklung von Kennzahlen
• Personalbemessung
• Entwicklung eines DMS und einer E-Akte

Qualitätshandbücher haben folgende Bedeutung für Mitarbeiter:

• Orientierung in der Aufgabenerfüllung und Erfüllung der gesetzlichen Dienstleistung
• Handlungsleitfaden für die alltägliche Arbeit mit den Klienten
• Handlungsleitfaden für die alltägliche Arbeit innerhalb der Organisation
• Fortschreibungen der Qualitätshandbücher führen zu fachlichen Diskursen, fördern Teamentwicklung und tragen zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Arbeit bei.

Zum 01.03.2021 wurde mit dem direkten Einsatz der Qualitätshandbücher im Arbeitsalltag begonnen und damit einhergehend die Implementierung in der aktuell vorhandenen Fachsoftware abgeschlossen.

Zu der eingangs angesprochenen Abschlussveranstaltung werden verschiedene Vertreter*innen aus der Politik und der Verwaltung eingeladen. Dort wird es die Möglichkeit geben, einen noch konkreteren Einblick in den Prozess und das Ergebnis zu erhalten.

Um einen Eindruck der Prozesshandbücher zu erhalten, ist beispielsweise das Prozesshandbuch der Ambulanten Hilfen der Vorlage beigefügt.

Finanzielle Auswirkungen:

keine

Auswirkungen auf das Projekt Stadt der Kinder:

Durch die niedergeschriebenen Arbeitsabläufe und fortlaufende Auseinandersetzung mit qualitativen Standards bieten Qualitätshandbücher eine entscheidende Grundlage dafür, sich sehr konkret damit auseinandersetzen zu können, ob die Beteiligung von Kindern und Jugendlichen in dem komplexen Handlungsfeld ausreichende Beachtung findet. Bei Bedarf können erforderliche Anpassungen erfolgen. Der prozessorientierte Arbeitsansatz im Handlungsfeld der erzieherischen Hilfen kann auch beispielhaft für andere Arbeitsbereiche der Jugendhilfe gesehen werden, da es als wichtige Hilfestellung verstanden werden kann, der besonderen Bedeutung der Beteiligung von Kindern und Jugendlichen verantwortlich zu begegnen.

Anlage/n:

Prozesshandbuch Ambulante Hilfen