Der Rat der Stadt Würselen beschließt, die Einrichtung einer auf 2 Jahre befristeten zentralen Vergabestelle im Bereich Recht mit einer 50 % juristisch geprägten Stelle und einer 50 % verwaltungsmäßigen Stelle.

gez. Nelles | 24.06.2019 . gez. Nießen | 24.06.2019

Bürgermeister Beigeordneter

gez. Hartmann | 24.06.2019 . gez. Schaffrath | 24.06.2019

Leiter AK Vergabe Hr. Hartmann FDL 1.1

gez. Bremen | 24.06.2019 . gez. Klar | 19.06.2019

Stadtkämmerer Sachbearbeiter

Darstellung des Vorgangs:

Seitens Herrn BG Nießen wurde der Arbeitskreis Vergabe gegründet. Ziel dieses Arbeitskreises war die Untersuchung, wie Vergaben in Würselen zukünftig einheitlich und rechtssicher abgehandelt werden können.

Teilnehmer des Arbeitskreises waren:

Herr BG Nießen, Herr Hartmann FDL 4.1, Herr Ameri st.V. FDL FW, Frau Hunscheidt, Leiterin örtliche Rechnungsprüfung, Frau Schultze, Stabstelle Recht, Herr Klar und Frau Lausberg, beide FD 1.1/ Organisation.

Als Projektleiter des sog. Arbeitskreis Vergabe wurde Herr Hartmann bestimmt.

Die Vergaben innerhalb der Stadt Würselen werden momentan nicht einheitlich abgewickelt. Zudem hat sich das Vergaberecht seit 2014 auf Basis europäischer Vorgaben erheblich verändert und weitere Anpassungen sind in Vorbereitung bzw. deren Umsetzung bereits erforderlich (u.a. E-Vergabe). Die eingeforderte Transparenz und der Korruptionsschutz der Vergabeverfahren stellen hohe Ansprüche an die Abwicklung und Dokumentation der Verfahren einschließlich vorgeschriebener Vergabeveröffentlichungen und Statistiken.

Aufgrund dieser Problematiken besteht im Bereich der Vergabe Handlungsbedarf, da die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die momentan in den jeweiligen Fachdiensten die Vergaben eigenständig durchführen, die Anzahl der kommenden Vergaben mit den zu berücksichtigen Rechtsnormen in unterschiedlichen Rechtsgebieten nicht allein bewerkstelligen können.

Besondere Problematik entsteht durch die mit Fördermitteln zeitgebunden Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen, um die Fördermittel nicht zu verlieren.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten die Vergaben zukünftig abzuwickeln:

1. Vergabe dezentral

Hierbei bleibt das komplette Verfahren von Leistungsverzeichnis bis zur Auftragsvergabe in der Hand der jeweiligen Fachdienste.

1. Vergabe zentral

Nachdem das Leistungsverzeichnis durch die Fachdienste erstellt wurde - bis einschließlich der Submission - übernimmt die zentrale Vergabestelle die Aufgabe der Vergabe. Anschließend geht das Verfahren wieder an die Fachdienste. (Eine Abgrenzung der Zuständigkeiten findet weiter unten statt.)

Vor- und Nachteile der beiden Möglichkeiten

Der Vorteil bei einer dezentralen Vergabe ist, dass die entsprechenden Sachbearbeiter sachgebietsbezogen agieren und nur für die Vergaben in ihren jeweiligen Fachdiensten zur Verfügung stünden. Das Know-How wäre in jedem Fachdienst vorhanden. Prioritäten könnten klar von der jeweiligen Leitung festgelegt werden.

Bleibt es bei der derzeitigen dezentralen Lösung, müssen mindestens 2 Mitarbeiter*innen der Fachdienste, die zahlreiche Vergaben durchführen entsprechend dauerhaft und umfassend im Vergaberecht fortgebildet werden. Dies beinhaltet sowohl die inhaltliche als auch die technische Seite. Zwei Mitarbeiter*innen deshalb, um eine dauerhafte Vertretung gewährleisten zu können.

In manchen Fachdiensten fallen in den kommenden Monaten / Jahren jedoch so viele Vergaben an, dass eine Abwicklung mit vorhandenem Personal hier nicht mehr möglich wäre und insofern in den Fachdiensten selbst Personal eingestellt werden müsste. Neben den Schulungskosten fallen demnach erhöhte Personalaufwendungen an, ohne gleichzeitig die Rechtssicherheit und eine Vereinheitlichung der Vergaben in Würselen gewährleisten zu können.

Ein Erfahrungsaufbau ist in den Fachdiensten, die nur wenige Vergaben durchführen, kaum möglich. Zudem sind die anfallenden Vergaben ständigen Schwankungen unterworfen. Das bedeutet, in einigen Jahren sind zahlreiche Vergaben durchzuführen, in anderen Jahren jedoch nur wenige, da Maßnahmen bereits umgesetzt wurden und Fördermittel auslaufen. Das Vergabe-Know-How muss bei einer dezentralen Lösung trotzdem in jedem Fachdienst ständig vorgehalten und auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Für die einzelnen Fachdienste bedeutet eine zentrale Vergabestelle eine starre (einheitliche) Abwicklung (z.B. Abwicklung nach Posteingang, gewisse Vorlaufzeiten etc.) und evtl. längere Bearbeitungszeiten. Zudem muss auch bei einer zentralen Vergabestelle entsprechendes Fachpersonal vorhanden sein (z.B. zur Erstellung der Leistungsverzeichnisse).

Bei der Einrichtung einer zentralen Vergabestelle können die Mitarbeiter*innen dieser Stelle rasch Erfahrungen sammeln und vergaberechtliche Kompetenz aufbauen, da Vergaben aus allen Bereichen bei dieser Stelle auflaufen und insbesondere in absehbarer Zukunft zahlreiche Vergaben stattfinden. Dies ist im Hinblick auf die teilweise zeitgebundenen Förderungen von großer Bedeutung um Vergaben in kürzester Zeit einheitlich und rechtlich korrekt abzuwickeln.

Im Rahmen einer Zentralisierung können Synergieeffekte genutzt werden. Langfristig kann die Stelle ein einheitliches Vergabeverfahren für die gesamte Stadtverwaltung aufbauen. Die zuvor beschriebenen Schwankungen können bei der zentralen Vergabestelle reduziert werden, da alle Vergaben der Stadt hier auflaufen.

Zudem kann die zentrale Vergabestelle auch für die Fachdienste beratend tätig werden, die nur gelegentlich vergeben müssen. Hier bedarf es zwar einer Schulung der entsprechenden Mitarbeiter*innen bezogen auf die inhaltliche Abwicklung, die formelle Abwicklung bleibt so allerdings zentralisiert und rechtliche Rahmenbedingungen können durch die zentrale Vergabestelle kontrolliert werden.

Außerdem kann die zentrale Vergabestelle die Mitarbeiter*innen, die in den jeweiligen Fachdiensten für die Vergabebetreuung zuständig sind, vergabespezifisch schulen und auf Problematiken hinweisen. Das spart verwaltungsweit hohe Schulungskosten durch Externe. Die Tätigkeit innerhalb der Fachdienste beschränkt sich weitestgehend auf fachliche Aspekte.

Das Vergaberecht ist außerdem ständigen Änderungen unterworfen. In den letzten Jahren ist insbesondere der Gedanke der Transparenz von Vergaben in den Fokus gerückt. Dies führt zu zahlreichen Dokumentationspflichten während des Verfahrens, die es bislang in diesem Umfang nicht gab.

Daraus resultierende Änderungen / Verfahrenserweiterungen

- Bei der Verfahrensvielfalt ist abzuwägen, welches Verfahren gewählt wird. Hier sind mehr Entscheidungswege eröffnet. Gleichzeitig muss genau festgehalten werden, warum dieses Verfahren und kein anderes Verfahren gewählt wurde.

- Bislang mussten Vorankündigungen / Bekanntmachungen nicht bei beschränkten Ausschreibungen erfolgen. Dies ist nun der Fall. Evtl. Teilnehmerwettbewerb als zusätzlichen Schritt.

- Kommunikation muss ab 1.1.2020 vollständig elektronisch erfolgen um eine größere Internationalität und einen größeren Bieterkreis zu erreichen. Zudem ist die Dokumentation genauer gewährleistet.

- Im Fall der Stadt Würselen ist auf Grund der Grenznähe auch die Binnenmarktrelevanz zu prüfen und zu beachten.

- Informationen an Bieter müssen auch im Falle eines negativen Ergebnisses erfolgen. Dies führt u.U. zu einer erhöhten Bieterkommunikation bzw. Bieterinformation.

- Anfang 2020 soll eine neue Statistikplattform in Betrieb gehen. Hierdurch werden den Pflichten nach Vergabestatistikverordnung Rechnung getragen. Die Statistiken sollen nun nicht mehr jährlich sondern laufend erfolgen. Eine einheitliche Stelle ist hier von Vorteil.

- Immer mehr gesetzliche Bestimmungen greifen in die einzelnen Verfahrensarten ein (z.B. Datenschutz, Tariftreue etc.) und machen Vergaben immer komplexer. Diese deutlich erweiterten Rahmenbedingungen sind für den Laien nicht mehr zu überblicken und erfordern ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz.

In Abwägung der Vor- und Nachteile kam der Arbeitskreis zu dem Entschluss, dass eine zentrale Vergabestelle sinnvoll ist. Die ausschlaggebenden Punkte sind insbesondere die höhere Rechtssicherheit und die Vereinheitlichung der Vergaben bei der Stadt Würselen. Dem zur Folge wird für die Stadt Würselen mehrheitlich die Einrichtung einer „Zentralen Vergabestelle“ befristet für 2 Jahre befürwortet. Dafür spricht auch die positive Erfahrung der Stadt Alsdorf mit einer zentralen Vergabestelle seit 2005.

Die Stelle soll im Bereich Recht angesiedelt werden, um Ressortdenken zu vermeiden und zu gewährleisten, dass keine Vergaben im Haus ohne wichtigen Grund bevorzugt werden. Gleichzeitig können bei der Ansiedlung im Bereich Recht Synergieeffekte bzgl. der Rechtssicherheit genutzt werden. Der Korruptionsschutz ist hier auch am ehesten gewährleistet, da hier keine eigenen Vergaben durchgeführt werden.

Um eine Krankheits- und Urlaubsvertretung dauerhaft gewährleisten zu können wird vorgeschlagen die befristet einzurichtende Stelle mit zwei Personen zu je 50% zu besetzen.

Die Besetzung soll wenn möglich zu 0,5 Stellen juristisch geprägt sein und mit 0,5 Stellen Sachbearbeitung (Al I).

Vorbehaltlich einer Stellenbewertung wären die Stellen je nach Aufgabenzuschnitt nach EG 12 bzw. EG 9a zu bewerten und einzurichten.

Nach einem Jahr, ab Besetzung der Stelle, soll überprüft werden, ob sich eine „Zentrale Vergabestelle“ bewährt hat oder bzw. in welcher Hinsicht es Änderungsbedarf gibt.

Grundsätzliche Aufgabenverteilung zwischen Fachdienst und einer „Zentralen Vergabestelle (ZVS)“:

1.	FD	Der Fachdienst stellt die Vergabenotwendigkeit an Hand der einschlägigen Regelungen fest. In Zweifelsfällen steht die Vergabestelle für Rückfragen zur Verfügung.
2.	FD	Der Fachdienst hat die Aufgabe ordnungsgemäße, objektbezogene und lückenlose Leistungsbeschreibungen aufzustellen und die Finanzierung sicherzustellen.
3.	FD	Der Fachdienst macht unter Berücksichtigung der vorgesehenen Termine die Anmeldung des jeweiligen Vergabeverfahrens bei der ZVS. Der Fachdienst macht Vorschläge für die Angebotsfrist sowie die Zuschlagsfrist.
4.	ZVS	Die ZVS bestätigt den von den Fachdiensten vorgeschlagenen Eröffnungstermin und unterrichtet hierüber den jeweiligen Fachdienst, das Rechnungsprüfungsamt, die Korruptionsschutzbeauftragte und den Bürgermeister.
5.	ZVS	Die ZVS legt auf dieser Grundlage die Terminkette des Vergabeverfahrens fest und veranlasst die vorgeschriebenen Bekanntmachungen je nach Ausschreibungsart.
6.	ZVS	Die ZVS bewahrt alle eingegangen Angebote in dafür vorgesehene Schränke.
7.	ZVS	Die Submission wird nach dem in der Ausschreibung durchzuführenden Eröffnungstermin von der ZVS durchgeführt. Sie hat die Aufgabe der Verhandlungsleitung und Schriftführung (Niederschrift).
8.	ZVS	Nach Abschluss der Eröffnungsverhandlung sind die Angebote von der ZVS in formaler Hinsicht (Plausibilität) und in rechnerischer Hinsicht zu prüfen.
9.	ZVS	Die Originalsubmissionsniederschrift und alle dazugehörigen Angebotsunterlagen übergibt die ZVS hiernach den jeweiligen Fachdiensten.
10.	FD	Die Verantwortung der fachlichen sowie wirtschaftlichen Prüfung der Angebote obliegt ausschließlich den Fachdiensten.
11.	FD	Auf Grund der formal, rechnerisch und fachlich geprüften Angebote ist von den jeweiligen Fachdiensten die Angebotswertung vorzunehmen.
12.	FD	Das Wertungsergebnis und der Vergabevorschlag sind im Vergabevermerk vom jeweiligen Fachdienst festzustellen. Ggfls. sind entsprechende Vorlagen für politische Gremien zu fertigen.
13.	FD	Die Auftragserteilung erfolgt durch den jeweiligen Fachdienst.
14.	ZVS	Nach erfolgter Auftragsvergabe erhält die ZVS ein Duplikat des Auftrages und veranlasst gegebenenfalls die vorgeschriebenen Bekanntmachungen.
15.	FD	Die jeweiligen Fachdienste benachrichtigen gemäß den Bestimmungen unter Angabe der Gründe alle Bietenden, deren Angebote nicht zur Eröffnung zugelassen wurden bzw. die nicht den Zuschlag erhielten.

Vereinfacht kann gesagt werde, dass die Fachdienste für den Startpunkt und das Ende des Vergabeverfahrens zuständig sind sowie die Kommunikation mit den Angebotserstellern übernehmen. Dies deshalb, da u.U. auch fachliche Rückfragen der Bieter zu beantworten sind.

Die zentrale Vergabestelle übernimmt die Aufgabe der Fristenwahrung, die Kommunikation mit den Vergabeportalen und die Submission.

Insofern werden die Fachdienste entlastet und können sich auf die fachlichen Aspekte des Vergabeverfahrens konzentrieren.

Auf Grundlage der oben aufgeführte Tabelle wird die Dienstanweisung Vergabe der Stadt Würselen angepasst.

Finanzielle Auswirkungen:

Die beiden halben Stellen können frühestens zum 01.09.2019 besetzt werden. In diesem Fall fallen im Jahr 2019 Personalaufwendungen von rd. 20.000 € an. Diese können über Einsparungen im Jahr 2019 im Sachkonto 542104 - Persönliche Aufwendungen Rat und Ausschüsse -, Kostenträger 111100260 gedeckt werden.

Im Jahr 2020 belaufen sich die Personalaufwendungen auf rd. 59.500 €; im Jahr 2021 auf rd. 40.000 €.

Die vorstehend genannten Veränderungen sind noch nicht in den Daten des 2. Finanzberichtes, der am 04.07.2019 im Finanz- und Beteiligungsausschuss beraten und in der heutigen Sitzung beschlossen werden soll, enthalten.

Im Rahmen der Beratungen des Finanzberichtes wird die Verwaltung vorstehende Änderungen vortragen.

Sollte der Finanz- und Beteiligungsausschuss den Empfehlungsbeschluss über den 2. Finanzbericht entsprechend verändern, so erfolgt die Finanzierung der zusätzlichen Personalaufwendungen der Jahre 2020 und 2021 über den Finanzierungsbeschluss des 2. Finanzberichtes der betreffenden Haushaltsjahre.

Diese gewählte Vorgehensweise wird erforderlich, um in 2019 entsprechende Verbindlichkeiten eingehen zu können.

Auswirkungen auf das Projekt Stadt der Kinder: