gez. Nelles		gez. Nießen
Bürgermeister		Betreuendes Vorstandsmitglied

gez. Hans Brings		gez. Johannes Braun
Fachdienstleiter		Sachbearbeiter

gez. ./.		gez. ./.
Stadtkämmerer		Mitzeichnung RPA

Darstellung des Vorgangs:

Die Verwaltung wurde mit dem Beschluss über die HSP-Maßnahme 06.30.01–Externes Controlling–im Bereich der Hilfen für junge Menschen undihren Familien beauftragt, eine Optimierung der Leistungsgewährung bei den Hilfen zur Erziehung herzustellen. Das Unternehmen „IMAKA Institut für Managment GmbH“legte der Stadtverwaltung Würselen im April 2016 in diesem Zuge einen Ergebnisbericht über die durchgeführte Organisationsuntersuchung vor. Dieser Bericht stellte unterschiedliche Handlungsempfehlungen dar, deren Umsetzung in zwei zentrale Teilprojekte verankert wurde, die fortlaufend von den Teams 3.3.1 und 3.3.2 sowie den Stabstellen Jugendhilfeplanung und Controlling in Zusammenarbeit mit den externen Beratern von IMAKA bearbeitet wird.

Die ersten Auswirkungen der vorangetriebenen Veränderungen in der Zugangs- und Verlaufssteuerung bei den Hilfen zur Erziehung (in dieser Begrifflichkeit sind in diesem Vorgang Leistungen der Eingliederungshilfe und Hilfe für junge Volljährige inbegriffen) wurden in der Auswertung des Haushaltsjahres 2017 sichtbar. Dort konnte nach durchgehenden Ausgabensteigerungen in den Vorjahren, ein Gegentrend verzeichnet werden, der damit absolut gegenläufig zu den beschriebenenEntwicklungen im Land Nordrhein-Westfalen ausfiel (HzE Bericht 2018, Veröffentlichung März 2018). Durch die erzielte Ausgabensenkung wurde das Finanzziel in den Transferleistungen für 2017 erreicht und sogar um fast 300.000 €unterboten. Gleichzeitig konnten im Haushaltsjahr 2017 deutliche Mehrerträge erzielt werden.

Neben den erreichten Finanzzielen wurden auch die strukturierten und einheitlichen Arbeitsabläufe in der Leistungsgewährung der Hilfen zur Erziehung positiv bewertet.

Die entwickelte Fallinventurtabelle ermöglicht zwischenzeitlich eine gute Übersicht über die aktuelle Kostenbindung und prognostischen Ausgaben im Bereich „Hilfen zur Erziehung“. Dadurch konnten Kostensteigerungen in den Jahren 2018 und 2019 frühzeitig erkannt und im Rahmen des Finanzberichtswesens der Stadt dargestellt werden.

Das Teilprojekt 1 „Etablierung eines integrierten Fach- und Finanzcontrollings“ verfolgt – aufbauend auf die Fallinventurtabelle – das Ziel, eine Software anzuschaffen, die den Aspekten prozessgesteuerte Dokumentation, Auswertung, Personalbemessung und Digitalisierung gerecht wird. Die dafür erforderlichen Grundlagen werden derzeit im Teilprojekt 2 „Weiterentwicklung der Zugangs- und Verlaufssteuerung HzE“ geschaffen, in dem intensiv die Ausarbeitung eines Qualitätshandbuchs (oder auch Prozesshandbuch) erfolgt.

Alle Arbeitsabläufe, die eine Relevanz für die Leistungsgewährung von Hilfen zur Erziehung (in dieser Begrifflichkeit sind für diesen Vorgang Leistungen der Eingliederungshilfe und Hilfe für junge Volljährige inbegriffen) haben, werden als Teilprozesse (TP) beschrieben.

Aus einem auslösenden Ereignis oder einem bestimmten Zugang erfolgt eine Abfolge von Aktivitäten einer Fachkraft, um ein festgeschriebenes Ziel/Ergebnis zu erreichen. Die Fachkraft verwendet dabei verschiedene Instrumente/Dokumente und beteiligt zur Zielerreichung unterschiedliche Personen. Diese Aspekte werden in einheitlicher Form in Worte gefasst und stellen die Beschreibung eines Teilprozesses dar.

Alle Teilprozesse werden nach Kernprozessen (KP) gebündelt und die Gesamtheit der Kernprozesse wird zum Qualitätshandbuch.

In einem Qualitätshandbuch werden somit gültige Standards (Qualität) definiert und festgeschrieben, die zu einer allgemeinen Gültigkeit und damit einhergehenden Verbindlichkeit führen. Eine Wissenssicherung wird grundsätzlich gewährleistet und die entstandenen „Arbeitsworkflows“ vereinfachen die Einarbeitung von neuem Personal. Für die Teamleitungen ergibt sich die Möglichkeit, dass veränderbare Aktivitäten sichtbar gemacht werden und dadurch neue Steuerungsoptionen entstehen.

Dadurch dass Zeitbedarfe und Fristen in allen Teilprozessen niedergeschrieben sind, kann das Qualitätshandbuch als Grundlage einer transparenten Personalbemessung eingesetzt werden.

Für eine Arbeitseinheit einer Prozessbeschreibung werden etwa 4 Stunden angesetzt und die jeweils zuständige Leitung und ca. 2 Mitarbeiter (im Wechsel wenn möglich) nehmen daran teil. Die Arbeitseinheiten führen zu vielen intensiven fachlichen Diskursen, die durchaus als fachliche Teamentwicklung gesehen werden können.

Der Anlage ist der vollständig bearbeitete Kernprozess Reintegration zu entnehmen, der die grundlegende Systematik beispielhaft aufzeigt und den gesamten Prozess greifbar machen soll.

Finanzielle Auswirkungen:

keine

Auswirkungen auf das Projekt Stadt der Kinder:

Eltern haben bei der Erziehung ihrer Kinder einen Anspruch auf Hilfe, wenn eine dem Wohl des Kindes oder des Jugendlichen entsprechende Erziehung nicht gewährleistet ist und die Hilfe für die Entwicklung des Kindes/ Jugendlichen geeignet und notwendig ist. Damit sollen Eltern in Würselen bei Bedarf unterstützt werden, um auf Dauer mit ihren Kindern und als Familie zurechtzukommen.

Anlage:

KP-Reintegration