Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen
hier: Online-Anmeldeverfahren KitaPlus

gez. Roger Nießen . gez. René Strotkötter .

Bürgermeister Beigeordneter

gez. Hans Brings . gez. Maren Vetter .

Amtsleiter Sachbearbeiterin

Darstellung des Vorgangs:

Wie im Jugendhilfeausschuss am 23.02.2021 (VO/21/0014) angekündigt, steht das online-basierte Anmeldeverfahren (Kita Plus) seit Juli 2021 allen Eltern zur Verfügung. Bis jetzt wurden 759 Benutzerkonten erstellt und 1446 Online-Voranmeldungen über das Portal registriert.

Die Stadt Würselen erhoffte sich durch die Verwaltungssoftware zum einen Unterstützung aller Aufgaben in den trägereigenen Einrichtungen, andererseits sollte der Anmelde- und Belegungsprozess bei allen Einrichtungen im gesamten Jugendamtsbezirk digital unterstützt werden, um die Transparenz für das Jugendamt und den Service für die Eltern zu verbessern.

Zu Beginn waren klare Abstimmungen zwischen den Trägern über die einheitliche Nutzung der Software getätigt worden. Danach mussten die Einrichtungen verschiedene Aufgaben erledigen, wie z.B. Erstellung eines Einrichtungsprofils, Übertragung der Daten der bereits aufgenommenen Kinder und der in den Einrichtungen geführten Wartelisten. Dies bedurfte immer wieder kleinerer Abfragen, Ergänzungen und Terminerinnerungen über die fristgerechte Fertigstellung.

Die Registrierung im Online Portal stellte für die meisten Eltern wenig Probleme dar. Einzelne Schwierigkeiten durch Sprachbarrieren oder Eingabefehlern konnten telefonisch im Jugendamt oder in den Einrichtungen persönlich geklärt werden. Die nachträgliche Einrichtung eines Stornierungsbuttons seitens der Firma KiTa PLUS BMS Consulting zum Jahresbeginn ist an dieser Stelle positiv anzumerken.

Am 04.02.2022 erfolgte dann die Aufnahmephase für das Kindergartenjahr 22/23 erstmals über das Onlineportal. Seit Mitte März sind fast alle Kitaplätze vergeben, und es sind nur einzelne kleine Veränderungen, die sich seitdem ergeben.

Für die Kitas reduziert sich der Arbeitsaufwand bei Neuanmeldungen deutlich, und es ist ein nahtloser Übergang der Anmeldedaten in die Verwaltungsprozesse möglich. Auch die Synchronisation mit KiBiz Web stellt eine Bereicherung dar.

Da der Anmeldestatus in Echtzeit dargestellt wird, Mehrfachanmeldungen sowie freie Plätze erkannt werden und die aktuelle Nachfrage an Plätze ablesbar ist, ist eine vereinfachte Bedarfsplanung und eine erhöhte Transparenz im Vergabeprozess durch die Verwaltungssoftware möglich. Lediglich die aktuelle Übersicht der Kapazitäten von noch vorhandener freien Plätze könnte durch gezielteres und zeitnäheres einpflegen der Daten noch verbessert werden. Hierbei ist jedoch davon auszugehen, dass durch ein stetiges Arbeiten mit dem Programm verschiedene Prozesse durch den Gewinn an Routine ohnehin noch optimiert werden.

Erfahrungswerte haben gezeigt, dass ein Wegzug der Familien außerhalb des Würselener Stadtgebietes, bei der Erstellung der Warteliste keinerlei Berücksichtigung findet. Hier wird momentan nach einer Lösung gesucht die ohne großen Mehraufwand eine Aktualität der Wartlisten gewährleisten könnte. Denkbar wäre hier z.B. eine Zusammenarbeit mit dem Meldeamt.