Sachstandsbericht zur IMAKA-Studie

Der Ausschuss für Technik, Bau, Digitalisierung und Innovation nimmt den Sachstandsbericht zur IMAKA-Studie zur Kenntnis.

gez. Nießengez. von Hoegen.

Bürgermeister Beigeordneter

gez. Kaisergez. von Hoegen.

StadtkämmererSachbearbeiter

Darstellung des Vorgangs:

In seiner Sitzung vom 4.4.2017 beschloss der Rat der Stadt Würselen die Überprüfung einiger Bereiche durch ein externes Controllingunternehmen, unter anderem die Untersuchung der KDW (heute Amt 67 Baubetriebshof).

Begleitet wurde die Untersuchung von der Firma IMAKA, deren Zusammenfassung des Prozesses in der Anlage 1 dargestellt wird.

Ein wesentlicher Punkt mit Optimierungspotential war die Anpassung der kleingliedrigen Organisation in 10 organisatorischen Teilbereiche mit damals ca. 58 Beschäftigten und 9 Vorarbeitern (ohne Forst-Leitung).

• Damalige Auswirkungen: Beeinträchtigung arbeitsfähiger Kolonnen bei kurzfristigen, krankheitsbedingten Arbeitsausfällen.
• Weitere Auffälligkeit: Überproportional hoher Krankenstand.

Zum Organigramm 2016/2018 wird auf Anlage 1 verwiesen.

Die Verwaltung entwickelte gemeinsam mit den Beteiligten und IMAKA eine neue Aufbauorganisation, die sich zur Zeit noch im Beteiligungsverfahren mit dem Personalrat befindet. Daher wird der Entwurf lediglich schematisch in Anlage 1 dargestellt.

Der erarbeitete Maßnahmenkatalog inkl. der verwaltungsseitig festgelegten Prioritäten in Anlage 1. Vereinbarte Prioritäten (4 von 21 Maßnahmen):

Festlegung der Pflegestandards, Prüfung von Maßnahmen zur Senkung des Aufwands bei der Grünpflege

Erstellung eines DV-Konzeptes für Ablösung von Software- Individuallösungen (Eigenentwicklungen)

Entwicklung eines Organisationsmodells für die zukünftige Aufbauorganisation (Struktur) des FD KDW

Klärung des überhöhten Krankenstandes, Anwesenheitsprämien o. ä. (Sondervergütung)

Die Abstimmung der Prioritäten erfolgte am 21.11.2018. Die Behandlung der übrigen Maßnahmen, welche in Abhängigkeit der vier prioritären Maßnahmen stehen, wird und wurde jeweils nach Evaluierung der Ergebnisse der Umsetzungen der jeweiligen Maßnahmen angepasst.

Mit der vorliegenden Präsentation ist der Auftrag der Fa. IMAKA abgeschlossen, die Verwaltung beabsichtigt jedoch bei der weiteren Bearbeitung der Optimierungsprozesse die Fa. IMAKA erneut zu beauftragen.

Im Folgenden wird eine kurze Chronologie mit Schwerpunkten als Übersicht der Untersuchung von 2018 - 2021 dargestellt:

2018:

• Durchführung der Potenzialanalyse im FD KDW
• Behandlung des Abschlussberichtes und des Maßnahmenkatalogs
• Festlegung der Prioritäten

2019:

• Auswertung und Analyse von Aufgaben, Standards (Schwerpunkt Grünpflege) und Personalbedarf
• Behandlung alternativer Organisationsmodelle inkl. interner Arbeitsgruppensitzung unter Mitwirkung des Technischen Beigeordneten und der KDW-Führungskräfte
• Auswertung der anonymisierten Krankenstatistik

2020:

• Behandlung und Abstimmung alternativer Organisationsmodelle inkl. Detailfragen mit dem örtlichen Personalrat
• Umsetzung erster Strukturänderungen im Friedhofsbereich

2021:

• Ermittlung der Arbeitsrückstände im operativen Bereich und Leitungs-/Verwaltungsbereich des FD KDW
• Überprüfung der/des Personalausstattung/Personalbedarfs
• "Feintuning" der Aufbauorganisation

Parallel hierzu wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Kämmerer der Stadt Würselen und in Abstimmung mit dem ehemaligen Leiter des FD KDW ein DV-Konzept für die Ablösung der Individualsoftware-Programme aus den 90er Jahren (Bestands- und Leistungsverzeichnis/BuLV; Kosten- und Leistungsrechnung/KuLR) entwickelt, dessen Realisierung sich in der Umsetzung befindet.

Für Rückfragen während dieses Tagesordnungspunktes wird Herr Kindler (IMAKA) digital zugeschaltet und zur Verfügung stehen.

Nach Abschluss des Beteiligungsverfahrens gem. LPVG wird der Ausschuss erneut informiert.

Anlage/n:

Anlage 1