Fortführung des Projektes "Erstellung der fehlenden Jahresabschlüsse und
Rechnungswesen KDW"

Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, das Projekt "Erstellung der fehlenden Jahresabschlüsse und Rechnungswesen KDW" mit dem Inhalt der Eröffnungsbilanz Eigenbetrieb KDW zum 01.01.2008 und Jahresabschlüsse Eigenbetrieb KDW 2008 bis 2015 sowie Jahresabschlüsse Kernverwaltung 2015 bis 2017 fortzuführen und um den Jahresabschluss 2018 zu erweitern.

Zur Umsetzung des Projektes behalten die Ratsbeschlüsse vom 11.12.2014 (VO/14/0287) und 13.12.2016 (VO/16/0422) bezüglich der Projektregelungen weiterhin vollumfänglich Gültigkeit.

gez.: Nelles gez.: Bremen

( Bürgermeister )( Stadtkämmerer )

Darstellung des Vorgangs:

Am 15.07.2013 hat der Verwaltungsvorstand entschieden, eine Projektgruppe für die „Erstellung der Jahresabschlüsse“ der Stadt zu bilden. Der Rat hat am 24.09.2013 (VO/13/0234) zugestimmt.

In seiner Sitzung am 11.12.2014 (VO/14/0287) hat der Rat der Stadt im Zusammenhang mit der Auflösung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung "Kommunale Dienstleistungsbetriebe Würselen" (KDW) zum 31.12.2015 und daraus folgend die Rückführung in die Kernverwaltung ab 01.01.2016 auch beschlossen, dass das Projekt "Nachholung der Jahresabschlüsse" der Kernverwaltung um das "Rechnungswesen KDW" erweitert werden soll.

Ziel des Projekts, das bis 31.12.2016 begrenzt war, waren folgende Punkte:

1.Erstellung der Jahresabschlüsse 2012 bis 2014 der Kernverwaltung

2.Erstellung des Wirtschaftsplanes des Eigenbetriebes KDW 2015

3.Eingliederung des Wirtschaftsplanes Eigenbetrieb KDW in den Haushaltsplan Kernverwaltung zum 01.01.2016

4.Eröffnungsbilanz Eigenbetrieb KDW zum 01.01.2008 und Jahresabschlüsse Eigenbetrieb KDW 2008 bis 2015

Nach der Beschlusslage sollten zum 31.12.2016 mindestens belastbare Daten über die Ergebnisse vorliegen; nach Möglichkeit sollten alle Abschlüsse nachgeholt sein.

Der Rat der Stadt Würselen hat in seiner Sitzung am 13.12.2016 (VO/16/0421) die Fortführung und Ausweitung des Projektes beschlossen. Erweitert wurde der Punkt 1 um die Jahresabschlüsse der Kernverwaltung 2015 bis 2017. In seiner Sitzung am 16.11.2017 (VO/17/0292) wurde die Fortführung des Projektes mit gleichen Zielen beschlossen.

Der derzeitige Stand der Abwicklung des Projektes stellt sich wie folgt dar:

Die Erstellung des Wirtschaftsplanes Eigenbetrieb KDW 2015 sowie die Eingliederung des Wirtschaftsplanes in den Haushaltsplan der Kernverwaltung sind fristgerecht erfolgt.

Bei den Jahresabschlüssen zeigt sich folgendes Bild:

Jahr	Erstellt und aufgestellt	Prüfung beendet	Beschluss- fassung Rat	Jahresergebnis €	Stand Eigenkapital zum 31.12. €
Eröffnungs-bilanz Stadt zum 01.01.2008	06.07.2010 / 26.03.2012	Ja	11.12.2012	-	39.952.642,50
JA Stadt 2008	22.01.2014	Ja	Nicht erforderlich	-3.857.607,58	36.288.999,64
JA Stadt 2009	11.06.2014	Ja	Nicht erforderlich	-8.828.747,40	26.945.268,07
JA Stadt 2010	17.10.2014	Ja	Nicht erforderlich	-12.660.831,94	14.284.436,13
JA Stadt 2011	01.12.2014 / 27.04.2015	Ja	26.05.2015	-3.078.423,56	10.775.474,18
JA Stadt 2012	08.05.2015 / 20.10.2015	Ja	10.11.2015	-3.277.446,57	7.498.027,61
JA Stadt 2013	21.10.2015 / 07.06.2016	Ja	05.07.2016	326.445,13	7.824.472,74
JA Stadt 2014	09.06.2016 / 17.11.2016	Ja	13.12.2016	-308.746,59	7.515.726,15
JA Stadt 2015	10.10.2017 / 26.02.2018	Ja	08.03.2018	3.363.560,36	8.886.040,13
Eröffnung- bilanz KDW zum 01.01.2008	16.03.2017 / 04.04.2018	Nicht erforderlich	24.04.2018	-	13.695.283,13
JA KDW 2008	02.05.2018	Nein	Nein	-37.780,08	13.657.503,05
JA KDW 2009	02.05.2018	Nein	Nein	-83.337,89	13.574.165,16
JA KDW 2010	02.05.2018	Nein	Nein	155.602,17	13.729.767,33
JA KDW 2011	02.05.2018	Nein	Nein	295.505,37	14.025.272,70
JA KDW 2012	20.06.2018	Nein	Nein	464.776,04	14.490.048,74
JA KDW 2013	20.06.2018	Nein	Nein	365.764,55	14.124.283,19
JA KDW 2014	23.07.2018	Nein	Nein	154.710,41	14.278.993,60
JA KDW 2015	03.08.2018	Nein	Nein	298.546,75	14.597.399,83
JA Stadt 2016
JA Stadt 2017
JA Stadt 2018

-Die Jahresabschlüsse Eigenbetrieb KDW 2008 bis 2015 sind fertiggestellt; die Prüfung ist grundsätzlich abgeschlossen. Die Schlussbesprechung mit dem Wirtschaftsprüfer wird in Kürze stattfinden. Nach der Schlussbesprechung wird eine Abstimmung mit der GPA über das weitere Verfahren erfolgen müssen.

-Der Jahresabschluss 2016 soll dem Rat im ersten Halbjahr 2019 vorgelegt und sodann direkt geprüft werden.

An dieser Stelle ist noch einmal ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass der Jahresabschluss 2016 Stadt erst dann fertiggestellt werden kann, wenn der Jahresabschluss 2015 KDW abschließend geprüft ist.

-Der Jahresabschluss 2017 ist in Teilen bereits fertiggestellt.

Bisher konnten die selbst vorgegebenen internen Ziele, das Projekt bis Ende 2018 zu beenden, nicht eingehalten werden. Es ist aufgrund unterschiedlicher Gegebenheiten auch im Jahr 2018 zu Zeitverzögerungen gekommen.

Wie schon in der Sitzung am 16.11.2017 beschrieben war ein erheblicher Mehraufwand für die Aufarbeitung der Jahre 2012 bis 2016 nach Anerkennung des Betriebes gewerblicher Art für den Bereich Sport durch die beteiligten Mitarbeiter zu leisten. Für die Haushaltsjahre 2017 und 2018 ist dies noch umzusetzen.

Sehr zeitaufwendig war auch die Begleitung der Prüfung der 8 abgeschlossenen Jahresabschlüsse der KDW. Auch war die bilanzielle Rückführung der Abschlussbilanz der KDW vom 31.12.2015 in die städtische Bilanz zum 01.01.2016 aufwendiger als erwartet und hat zusätzliche Personalressourcen gebunden.

Im Jahresabschluss Stadt 2015 wurden erstmals Anmerkungen aus der Prüfung nachträglich geändert. Diese zeitliche Belastung wurde bei der Planung 2018 im Vorfeld nicht gesehen.

Für die endgültige Fertigstellung des Jahresabschlusses 2016 fehlen aufgrund von Personalwechsel und -ausfällen noch endgültige Daten.

Auch dauert ein Personalausfall im Bereich der Zahlungsabwicklung noch an. Es ist zurzeit nicht absehbar, wie lange dieser Zustand noch andauern wird.

Aufgrund eines Personalweggangs in der Zahlungsabwicklung durch Wechsel in einen anderen Fachdienst musste eine zeitlich befristete Projektmitarbeiterin auf diese Stelle umgesetzt werden, die nunmehr im Projekt fehlt. Eine weitere Personalunterstützung für die Zahlungsabwicklung musste aufgrund eines längeren Personalausfalls im Fachdienst 2.2 eingesetzt werden und steht nur noch mit einem geringen Zeitanteil für die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt zur Verfügung.

Um die noch abzuschließenden Ziele des Projektes zu erreichen, sollte/muss das Projekt weiter fortgeführt werden.

Aufgrund der Erfahrungen mit zeitlichen Festlegungen der Beendigung des Projektes sowie der Ungewissheit über die Frage, welche Punkte noch einer auch zeitlichen umfangreichen Bearbeitung erfordern, konnte die Verwaltung im letzten Jahr kein Projektende benennen, weil immer wieder, wie auch nunmehr geschehen, aus den verschiedensten Gründen zeitliche Verzögerungen aufgetreten sind.

Die Realisierung des zeitlichen Zieles wird auch von den weiteren Möglichkeiten der beteiligten Mitarbeiter im Projekt abhängen, Mehrarbeit zu leisten.

Die Verwaltungsleitung ist sich darüber im Klaren, dass aufgrund der seit Jahren andauernden Belastung durch das Projekt die Weiterführung mit gleichen Rahmenbedingungen extrem schwierig sein dürfte.

Mit den beteiligten MA werden nach entsprechender Beschlussfassung erneut Gespräche zu führen sein; des Weiteren werden aufgrund des Projektes befristete Arbeitsverträge verlängert werden müssen. Es hat sich in 2018 gezeigt, dass die Mitarbeiter grundsätzlich mit der Mehrarbeit einverstanden waren; diese jedoch nur noch vereinzelt wahrgenommen haben.

In der Zusammenfassung bleibt nach dem derzeitigen Stand nur vorzuschlagen, das Projekt "Erstellung der fehlenden Jahresabschlüsse und Rechnungswesen KDW" mit den bisherigen Inhalten der Beschlüsse vom 11.12.2014 und 13.12.2016 zu den Projektregeln mit folgenden Aufgaben fortzuführen:

1.Abschluss der Prüfung der Jahresabschlüsse des Eigenbetriebes KDW für die Jahre 2008 bis 2015.

2.Erstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse 2016, 2017 und 2018 der Kernverwaltung.
Die Jahresabschlüsse 2016 und 2017 sollen bis zur Verabschiedung des Haushaltes 2019 zur Verfügung stehen.

Finanzielle Auswirkungen:

Der Aufwand für Personal im Projekt in Höhe von zurzeit rd. 50 T€ für 2019 ist veranschlagt.

Sollte eine externe Vergabe erforderlich werden, werden die hierfür benötigten Mittel im Rahmen des Haushaltes insgesamt zu erwirtschaften sein.

Auswirkungen auf das Projekt der Stadt der Kinder:

Keine direkten Auswirkungen auf das Projekt Stadt der Kinder.