Elternarbeit in der Kindertagesbetreuung;
Prüfung einer KiTa-App

Sachlage:

Die direkte Kommunikation mit Eltern, deren Kinder in Kindertageseinrichtungen betreut werden, findet, sofern es um persönliche Angelegenheiten geht, in direkten Gesprächen oder in Textform (1:1-Kommunikation) statt.

In Gemeinschaftseinrichtungen gibt es allerdings auch die Erwartung, dass Informationen allgemeiner Art entsprechend verbreitet werden (1:n-Kommuniktion) und Rückmeldungen gegeben werden können (n:1-Kommunikation). Dazu nutzen die KiTas unterschiedliche Medien wie Aushänge, Elternbriefe, Telefonketten, Rückmeldelisten, Umläufe usw. Hierbei sind die KiTas aber darauf angewiesen, dass die Eltern in die Einrichtung kommen oder telefonisch erreichbar sind und das Personal (meist in Person der Leitung) vor Ort anwesend ist. Eine direkte Möglichkeit, Eltern zu erreichen, besteht auf diesem Wege für Jugendamt und Träger nicht.

In den letzten Jahren ist das Informationsbedürfnis der Eltern gestiegen und die herkömmlichen Wege zur Information sind an ihre Grenzen gestoßen.

Beispiele sind die Streiks im Sozial- und Erziehungsdienst, der Fachkräftemangel, die Flüchtlingskrise, die Corona-Pandemie, die Starkregenereignisse, rechtliche und organisatorische Veränderungen, technische und administrative Probleme etc. Diese Ereignisse hatten jeweils unterschiedliche Auswirkungen auf den Betrieb und die Leistungsfähigkeit der KiTas. Nicht immer kann zusätzlich zur Bewältigung der Krise auch noch eine adäquate und rechtzeitige Information der Eltern erfolgen.

Dies führt unter anderem dazu, dass Eltern nicht mehr rechtzeitig eine andere Betreuung organisieren, Rückfragen nicht stellen und Rückmeldungen nicht geben konnten. Es ist oft nicht einmal sichergestellt, dass Informationen die Adressaten wirklich erreicht haben und von ihnen wahrgenommen wurden.

Es fehlt aktuell an einer technisch zuverlässigen Möglichkeit, damit Gruppenleitungen, Einrichtungsleitungen, Träger oder Jugendamt ihre jeweiligen Adressaten zielgenau ansprechen und von ihnen angesprochen werden können. Alle Medien, ob offline oder online, die darauf beruhen, dass sich jemand aktiv selbst informiert, sind nicht zuverlässig genug (z. B. Aushänge, Webseiten, …). Gezielte Nachrichten an die Eltern setzen dagegen voraus, dass dem Absender jeweils alle Adressen aktuell vorliegen (Briefe, SMS, E-Mail). Ein solches zentrales Adress- oder Telefonverzeichnis ist angesichts der Vielzahl von Beteiligten nicht mit vertretbarem Aufwand auf aktuellem Stand zu halten.

Wie sich in der Corona-Pandemie gezeigt hat, ist die klassische E-Mail als Medium für die Massenkommunikation nicht geeignet, weil Massenmails von den üblichen E-Mail-Anbietern als „Spam“ behandelt werden. Jedes neue Medium muss die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO) einhalten, was bei den gängigen sozialen Medien in der Regel nicht gewährleistet ist.

Vor diesem Hintergrund prüft die Verwaltung aktuell die Einführung eines eigenen online-Mediums für den KiTa-Bereich. Folgende Anforderungen sind dabei als unabdingbar vorgegeben (KO-Kriterien):

• 1:n-Kommunikation mit Lesebestätigung und Rückmeldemöglichkeit,
• gezielte Ansprechbarkeit der Eltern einer Gruppe, einer oder mehrerer KiTas, eines Trägers und des gesamten Jugendamtsbereiches,
• geschlossenes System mit Mitgliederverwaltung auf Einladung,
• Plattformunabhängigkeit, d. h. Nutzbarkeit mit PC, mobilen Endgeräten unabhängig vom Betriebssystem oder der Installation einer App (browserbasiert),
• zusätzlich App für iOS und Android (für die Push-Funktion),
• guter Online-Übersetzer in die meisten Sprachen,
• Datenschutz/Datensicherung, Verschlüsselung,
• Elternbefragungen (inkl. Auswertung/Darstellung) im Rahmen des Qualitätsmanagements,
• Check-in und Check out (Anwesenheitsstatistik) sowie
• App kostenlos für die Endanwender_innen.

Bewertungsrelevant sind zudem die üblichen Social-Media-Funktionen wie Neuigkeiten, persönliche Nachrichten, Terminkalender, Dateiablage, Gruppenkommunikation usw. Es muss auch eine Möglichkeit zur einrichtungsübergreifenden Kommunikation, beispielsweise für den Jugendamtselternbeirat, die Versammlung der Elternbeiräte und die Elternbeiräte der einzelnen Einrichtungen möglich sein.

Im ersten Schritt dient das Medium der Vernetzung von und mit Eltern der KiTas in Trägerschaft der StädteRegion (trägerbezogen). Eine Öffnung auf freie Träger ist - soweit gewünscht - grundsätzlich möglich.

Nach Möglichkeit soll ein Verfahren zur Bestellung, Abrechnung und Bezahlung der Mittagsverpflegung vorgesehen werden. Aufgrund der Erfahrungen der Verwaltung mit Sozialen Medien ist Wert darauf zu legen, dass eine Moderation möglich ist und Rückmeldungen und Diskussionen stets nur themenbezogen zugelassen werden können.

Das bayrische Staatsinstitut für Frühpädagogik – ifp - hat in einer Expertise Anforderungen und Rahmenbedingungen dargestellt, verschiedene „KiTa-Apps“ vorgestellt und festgestellt, dass es auf dem Markt verschiedene Kategorien von Plattformen gibt, die jeweils einzelnen Zwecken dienen (z. B. Dokumentation, Kommunikation, Kinder-Datenverwaltung), Komplettlösungen aus diesen Bereichen abdecken oder ähnlich wie Soziale Netzwerken funktionieren.

Im Jugendamtsbereich der StädteRegion gibt es neben der Webseite der StädteRegion noch das elektronische Bedarfsmelde- und Platzbuchungssystem sowie eine App zur Bestellung der Mittagsverpflegung. Die Verwaltung hält es für geboten, die Zahl der Eltern-Apps möglichst nicht zu unübersichtlich werden zu lassen. Vor diesem Hintergrund prüft die Verwaltung Anwendungen, die ein möglichst breites Spektrum an Funktionen (auch wenn diese erst in Zukunft benötigt werden) abdeckt.

Wie oben beschrieben ist Hauptanwendungszweck die gezielte Information und Rückmeldung von den gezielt jeweils betroffenen Gruppen, inkl. Datei- und Fotoaustausch, Umfragen usw. Eine Plattform, die jeweils nur für eine Einrichtung funktioniert, würde dem Bedarf nach einer direkten Ansprechmöglichkeit des Jugendamtes an bestimmte oder alle Eltern nicht erfüllen. Ein erster Test mit einem solchen sozialen Netzwerk hat in vier Einrichtungen stattgefunden. Die Rückmeldungen von Eltern und Fachkräften waren grundsätzlich positiv. Das dargestellte Anforderungsprofil ist Folge dieses Tests.

Vor diesem Hintergrund prüft die Verwaltung die Beauftragung eines Anbieters, der den Anforderungen der StädteRegion als großer Jugendhilfeträger und Jugendamt möglichst umfassend nachkommt.

Aufgrund des voraussichtlichen Auftragsvolumens ist die Vergabe im Wettbewerb vorzunehmen. Im nächsten Schritt ist ein Interessenbekundungsverfahren auf Grundlage eines Anforderungsprofils durchzuführen. Anschließend werden die geeigneten Anbieter zur Abgabe von Angeboten aufgefordert.

Über das Ergebnis wird die Verwaltung berichten und die notwendigen Entscheidungen vorbereiten.

Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme.

Im Auftrag:

gez.: Terodde