ADFC-Zertifizierung und Jubiläumsfeier der Vennbahn

Beschlussvorschlag:
Der Städteregionsausschuss trifft folgende Entscheidungen:

1. Er nimmt den Abschlussbericht des Klassifizierungsverfahrens der Vennbahn zur Kenntnis und begrüßt die erneute Zertifizierung der Vennbahn als ADFC-4-Sterneroute.
2. Er begrüßt die gemeinsame Initiative, zum Jubiläumsjahr der Vennbahn eine Jubiläumsveranstaltung zu organisieren, das Marketing in diesem Jahr auf das Jubiläum auszurichten und in diesem Kontext eine Förderung über das People to People-Programm der Euregio Maas-Rhein zu beantragen.
3. Er stellt die im Rahmen der Antragseinreichung notwendigen Eigenmittel in Höhe von max. 15.000 Euro vorbehaltlich einer Förderzusage aus vorhandenen Haushaltsmitteln zur Verfügung.

Sachlage:

Die Verwaltung berichtete zuletzt am 02.03.2023 im Rahmen der Sitzung des Ausschusses für Strukturentwicklung, Wirtschaft, (Eu-)regionale Zusammenarbeit und Tourismus über die Einreichung eines Förderantrags „10 Jahre Vennbahn“ im Rahmen des Förderprogramms „People to People“ (siehe Sitzungsvorlage 2023/0063). In der Sitzung wurde die Verwaltung beauftragt, vertiefende Informationen in Hinblick auf den am 28.02.2023 eingereichten Förderantrag und die Kalkulation der Jubiläumsveranstaltung in einer Ergänzungsvorlage bereitzustellen. Die Verwaltung berichtet mit der heutigen Ergänzungsvorlage, welche einen gegenüber der Sitzungsvorlage 2023/0063 unveränderten Beschlussvorschlag enthält, wie folgt.

Projektanlass

Vor etwa 10 Jahren wurde mit der Vennbahn einer der längsten europäischen Bahntrassenradwege seiner Bestimmung übergeben. Das anstehende Jubiläum ist die ideale Gelegenheit, die Vennbahn noch einmal über eine koordinierte Veranstaltung in den Vordergrund zu rücken. Vor diesem Hintergrund wurden im Rahmen des turnusmäßig stattfindenden Partnertreffens „Vennbahn“ Optionen erörtert, eine Förderung für die Finanzierung der Feierlichkeiten sowie ergänzender Marketingmaßnahmen über das grenzüberschreitende „People to People“-Programm der EMR zu beantragen. Unter dem Motto „Nähe schafft Neues“ unterstützt die Euregio Maas-Rhein mit „People to People Interreg V-A EMR“ bürgernahe grenzüberschreitende Initiativen.Deren Ziel ist es, das Bewusstsein für die Zusammenarbeit über die Grenzen hinweg zu verbessern, das Erleben in der Grenzregion zu stärken sowie schließlich die Lebensqualität der Einwohner/innen der EMR zu erhöhen.

Auf 125 km führt die Strecke der Vennbahn von Deutschland über Ostbelgien bis in den Norden Luxemburgs. Die Besonderheit der Vennbahn liegt nicht nur in ihrem grenzüberschreitenden Charakter, sondern auch in ihrer Eigenschaft als touristisches Gesamtprodukt mit eigenem Branding. Zielsetzung des seinerzeitigen Infrastrukturprojektes war, die Vennbahn als Rückgrat eines transnationalen Fahrradwegenetzes zwischen den Niederlanden, Deutschland, Belgien und Luxemburg zu etablieren. Außerdem sollte sie als touristischer Leuchtturm überregionale bis internationale Strahlkraft entfalten. Beides wurde erreicht und die Vennbahn erfreut sich, dank ihrer hohen Qualität, die nicht zuletzt durch die erneute Auszeichnung als ADFC-4-Sterne-Route dokumentiert wird, einer sehr großen Beliebtheit. Als Garant für die Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des touristischen Produktes steht beispielsweise auch die seit 2019 gemeinsam finanzierte Koordinationsstelle der Vennbahn. Partner aus Deutschland, Belgien und Luxemburg haben sich zusammengeschlossen, um das Produkt gemeinsam in die Zukunft zu tragen. Dies ist jedoch keine Selbstverständlichkeit und mit einigen Herausforderungen und Hindernissen verbunden. Um diese besser überwinden zu können, bedarf es eines Sprungbretts, das die Vennbahn auch in den kommenden 10 Jahren mit Schwung nach vorne treibt.

Die grenzüberschreitende Herausforderung des Projektes besteht aus zwei Schwerpunkten: Zum einen, die Vennbahn aus ihrer Selbstverständlichkeit herauszuholen und zum anderen, ihre Präsenz in den Köpfen sämtlicher Akteure der Region breiter zu verankern. Die grenzüberschreitende Zusammenarbeit und Rolle der verschiedenen Akteure, die Geschichte hinter der Geschichte, die Einzigartigkeit des Natur- und Kulturraums sowie die damit einhergehenden Vorzüge der Grenzregion mit all ihren positiven Auswirkungen auf Bürger_innen und Gäste sind nicht immer ausreichend bekannt bzw. lückenhaft. Das vorliegende Projekt soll grenzüberschreitend einen Beitrag leisten und die Grundlage schaffen, dies nachhaltig zu ändern. Nicht zuletzt, weil die Menschen und Entscheider in der Grenzregion eine wichtige Rolle als Botschafter für die Vennbahn und ihr Umland einnehmen und ein fester und idealerweise aktiver Bestandteil dieses komplexen Gefüges sind. Ein möglichst breites Bewusstsein für die Besonderheiten der Vennbahn in dieser einmaligen europäischen Grenzlage ist die Grundlage für die bestmögliche Erfüllung dieser Rolle. Ein besseres Verständnis sorgt für mehr Akzeptanz und mindert ebenfalls potentielle Konflikte unter verschiedenen Nutzergruppen und Akteuren. Seine Nachbarn kennen und auf gemeinsame Zusammenarbeit, Freundschaft und Errungenschaften stolz zu sein, ebnen den Weg für langfristig erfolgreiche Kooperationen.

Projektinhalte/-ziele

Das Projekt besteht aus drei Maßnahmenbausteinen:

• Ein länderübergreifendes Event
• Eine hochwertige Filmproduktion
• Eine crossmediale Marketingkampagne

Länderübergreifendes Event

Ein länderübergreifend organisiertes Event in unmittelbarer Grenznähe, bestehend aus akademischer Sitzung (Zielgruppe politische Entscheidungsträger) und anschließendem Volksfest (Zielgruppe Bürgerinnen und Bürger sowie Gäste), soll den Fokus auf die Erfolgsgeschichte dieses EU-Projektes richten und die nachhaltige, positive Wirkung für die Region anschaulich dokumentieren. Ziel ist, das Bewusstsein für den besonderen Stellenwert der Vennbahn öffentlichkeitswirksam zu stärken und ein gemeinsames Bekenntnis der politischen Entscheidungsträger für die nächsten Jahre zu erreichen, um somit die Grundlage für die stetige Weiterentwicklung der Vennbahn zu schaffen. Das Aufrechterhalten der hohen Qualität und die parallele und permanente Weiterentwicklung können nur über nachhaltige, grenzüberschreitend abgestimmte Maßnahmen funktionieren. Dabei kann es auch als Vorteil gewertet werden, dass durch das Zusammenspiel mehrerer Akteure aus verschiedenen Ländern die Aufgaben finanziell und operativ auf mehrere Schultern verteilt werden. Der Handlungsspielraum wird also in vielfacher Hinsicht erweitert und die Netzwerk- und Kooperationsmöglichkeiten im gesamten Grenzgebiet erhöhen sich in beträchtlichem Maße.

Zusätzlich sollen die enge, grenzüberschreitende Zusammenarbeit und die Freundschaft hervorgehoben und zelebriert werden, um das Zusammengehörigkeitsgefühl aller Akteure und Bewohner_innen diesseits und jenseits der Grenzen weiter zu festigen und nachhaltig auszubauen. Die Vennbahn soll mehr denn je als Zugpferd, wichtiges Aushängeschild und Symbol des Zusammenlebens in der Grenzregion wahrgenommen werden. Durch die Konsolidierung einer breiten Basis für die Vennbahn werden zukünftige Herausforderungen bzw. die Weiterentwicklung im Zuge der digitalen und grünen Transformation leichter zu meistern sein und überhaupt erst ermöglicht.

Die Veranstaltung findet in unmittelbarer Nähe zur deutsch-belgischen Grenze am 01.07.2023 als länderübergreifendes Event statt. Die nötigen organisatorischen Schritte werden auf den Schultern der Projektpartner aus Deutschland und Belgien verteilt. Da am geplanten Standort in Küchelscheid/Kalterherberg kaum Infrastruktur vorhanden ist, muss diese über externe Dienstleistungsunternehmen bereitgestellt werden. Dies betrifft in erster Linie:

- Zeltinfrastruktur (Boden, Zelt, Bühne, Mobiliar, Beleuchtung, Deko, Catering-Bereich, etc.)

- Energie (Stromgenerator, Verkabelung, Anschlüsse)

Für die zur akademischen Sitzung geladenen Gäste findet ein Walking Dinner statt, das über eine Catering-Firma abgewickelt wird. Das Programm wird durch einen kulturellen Beitrag aus der Region abgerundet. Da Gäste aus unterschiedlichen Sprachräumen erwartet werden, wird eine Simultanübersetzung für die Dauer der Sitzung benötigt. Beim öffentlich zugänglichen Volksfest im Nachmittag bekommen regionale Dienstleister, insbesondere aus dem Rad-Sektor, die Gelegenheit, sich auf dem Gelände einem breiten Publikum zu präsentieren und für eine radorientierte Atmosphäre zu sorgen. Es wird ein Außenbereich mit Sitzgelegenheiten gestaltet. Für die Bewirtung soll ein Getränkepavillon angemietet werden. Um Familien und ihren Kleinsten etwas Unterhaltung zu bieten, soll eine Hüpfburg angemietet werden. Eine kleine Radtour könnte über die Vennbahn führen, um bspw. das Hohe Venn als naturräumlichen Höhepunkt oder eine weitere Ortschaft in die Veranstaltung mit einzubinden. Auf dem Event-Gelände wird es Leichtbau-Elemente im CI der Vennbahn geben, um den Schwerpunkt der Veranstaltung emotional zu verstärken und die Bewusstseinsbildung für die Marke voranzutreiben. Diese Elemente sollen vor allem im Bühnenbereich der akademischen Sitzung zur Anwendung kommen, um auch hier einen maximalen Fokus auf die Vennbahn zu lenken. Die meisten Elemente sind wiederverwendbar.

Filmproduktion

Die Verbindung zwischen dem bereits Erreichten, dem Hier und Jetzt und dem Morgen soll mithilfe eines zeitgemäß produzierten Films geschaffen werden. Auf diese Weise werden die erfolgreiche Zusammenarbeit und die Ergebnisse aus Vergangenheit und Gegenwart sichtbarer und der durch sie erzeugte Schwung nachhaltig auf die Zukunft ausgerichtet.

Der Fokus des Films liegt hierbei auf dem touristischen Produkt mit seinen positiven Effekten und wird auch das Event selbst als Modul mit einbinden. Die Produktion soll noch lange über die Veranstaltung hinaus nachwirken und auf unterschiedlichen Kanälen genutzt werden können. Die Visualisierung der Erfolgsgeschichte soll u.a. Interviews mit Dienstleistern diesseits und jenseits der Grenzen enthalten, die über die positiven Auswirkungen der Vennbahn auf die Region berichten. Ziel des ersten Moduls ist es, die Erfolgsgeschichte dieses Produktes durch verschiedene Blickwinkel aufzuzeigen. In einem zweiten Modul würden der Veranstaltungstag und seine positive Dynamik bildlich festgehalten und mit weiterem Bildmaterial der Bezug zur Gegenwart hergestellt. Ein drittes Modul könnte anhand künstlerischer Hilfsmittel einen Ausblick auf die Weiterentwicklung der Vennbahn liefern und gleichzeitig die touristische Attraktivität der Strecke im Fokus haben. Die Partner werden abgestimmt das genaue Drehbuch und die Herangehensweise mitbestimmen und auch aktiv in die Organisation von Interviewpartnern, o.ä., eingebunden sein. Alle Module des Films sollen einzeln und auch als Ganzes funktionieren können, um sie möglichst vielseitig und flexibel einsetzen zu können. Dazu bedarf es eines ausgedehnten künstlerischen und technischen Knowhows.

Der Film wird auch nach Ablauf des Projektes in verschiedenen Formaten, als Einheit oder in Modulen, weiterbestehen und seinen Beitrag zur Beibehaltung des erzeugten Schwungs innerhalb der breiten Basis regionaler Akteure leisten. Darüber hinaus werden Teile/Ausschnitte des Films aufgrund des modularen Aufbaus auch im Rahmen der Vermarktung des touristischen Produktes Anwendung finden.

Crossmediale Marketingkampagne

Abgerundet wird das Projekt durch eine crossmediale Marketingkampagne, die den gesamten Prozess begleitet. Die medienwirksame Marketing-Kampagne wird dem Projekt die nötige Aufmerksamkeit verschaffen und das geplante Event bei einem breiten regionalen und überregionalen Publikum bewerben. Die Kampagne wird crossmedial und mehrsprachig über die zur Verfügung stehenden Kanäle diesseits und jenseits der Grenzen aufgestellt, um eine hohe Reichweite zu erzielen und viele Menschen aus der Region zu aktivieren. Im Vorfeld werden daher Anzeigen in Printmedien geschaltet, Newsletter (B2B und B2C) versendet, Social-Media-Posts sowie Content zum Event auf den Webseiten der Partner veröffentlicht. Während des Events wird im Sinne der erwähnten Zielsetzung für die Vennbahn sensibilisiert. Das Markenbewusstsein für die Vennbahn soll mit optischen Elementen auf dem Event-Gelände geschärft werden. Maßgeblich beteiligt sind hierbei wiederum die touristischen Partnerstrukturen des Vennbahn-Projektes, die sich gemeinsam unter dem Schirm der Vennbahn vor Ort präsentieren und direktes Marketing betreiben. Ein mehrsprachiger Werbe-Flyer mit den wichtigsten Zahlen und Fakten rund um das Projekt, die Marke und mit dem Leitthema des 10-jährigen Jubiläums soll ebenfalls produziert werden. Er dient als weitere Informationsquelle während und auch lange nach dem Event. Die Berichterstattung im Nachgang wird neben dem Festhalten der Ergebnisse durch die Filmproduktion ein weiterer wichtiger Aspekt sein, um das Event und seine positiven Auswirkungen zu festigen. Die Projektpartner auf beiden Seiten der Grenze werden dafür jeweils ihre zur Verfügung stehenden Informationskanäle und Kontakte (Social Media, Website, Newsletter, Presse- und Partnernetzwerk, etc.) aktivieren, um auch hier wiederum ausreichend Reichweite für das Projekt zu erzielen.

Formale Abwicklung und Finanzierung

Die Tourismusagentur Ostbelgien übernimmt im Kontext der Koordinationsstelle den Lead für den Projektantrag und wird die nötigen administrativen Schritte in enger Abstimmung mit allen Partnerstrukturen einleiten. Das geplante Projekt-Budget beläuft sich auf 60.000 Euro, bei einer Förderquote von 50 %. Förderfähig sind allerdings ausschließlich Partner aus der Gebietskulisse der EMR, sodass die Finanzierung des Eigenanteils in Höhe von 30.000 Euro nur durch die deutschen und belgischen Partner getragen werden kann, wobei eine hälftige Aufteilung der Kosten vereinbart wurde. Finanzielle Mittel von luxemburgischer Seite könnten außerhalb des Antrags in weitere zweckgebundene Maßnahmen im Zuge des Jubiläums fließen.

Die anfallenden Gesamtkosten in Höhe von 60.000 Euro teilen sich hälftig auf das eigentliche Event und die begleitenden Marketingmaßnahmen zuzüglich Filmproduktion auf.

Die im Rahmen der Eventplanung anfallenden geschätzten Kosten in Höhe von ca. 30.000 Euro setzen sich z.B. aus folgenden Kostenpositionen zusammen:

• Zeltausstattung

• Simultanübersetzung
• Hüpfburg
• Tontechnik
• Verkaufs- u. Kühlwagen
• Kultureller Beitrag
• Catering
• Einladung (Layout und Druck)

Die Kostenkalkulation basiert auf den Erfahrungswerten der Projektpartner bei der Organisation und Durchführung vergleichbarer Events sowie einer ergänzenden, durch die Koordinationsstelle durchgeführten ersten Marktrecherche.

Die Kosten für die Umsetzung der begleitenden crossmedialen Marketingmaßnahmen und der Filmproduktion belaufen sich ebenfalls auf ca. 30.000 Euro und setzen sich aus den folgenden Kosten zusammen:

• Layout und Druck eines Flyers
• Hochwertige Filmproduktion
• Anzeigenschaltungen in der regionalen Presse
• Onlinemarketing

Auch diese Kostenkalkulation basiert auf Erfahrungswerten der Projektpartner bei der Organisation und Beauftragung vergleichbarer Leistungen und einer ergänzenden, durch die Koordinationsstelle durchgeführten ersten Marktrecherche.

Rechtslage:

Die Tourismusförderung ist eine freiwillige Aufgabe.

Personelle Auswirkungen:

Die Projektbegleitung erfolgt über bestehendes Personal.

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen:

Das Projektvolumen beläuft sich auf60.000 Euro bei einer Förderung i. H. v. 50 % (30.000 Euro). Die Kofinanzierung des Eigenanteils wird paritätisch auf die Tourismusagentur Ostbelgien und die StädteRegion Aachen aufgeteilt. Dementsprechend beläuft sich die Kofinanzierung der StädteRegion Aachen auf 15.000 Euro, die im HH-Jahr 2023 anfällt. Die Finanzierung des Eigenanteils in Höhe von 15.000 Euro für das Jahr 2023 erfolgt über das bestehende Sachkonto „543989–Sach-/Projektkosten Strukturentwicklung“im Produkt 15.01.03.

Im Auftrag:

gez.: Terodde