Organisationsuntersuchung im A 33 / Ausländeramt; Sachstandsbericht zur Umsetzung der personellen und organisatorischen Maßnahmen sowie zur Entwicklung der Fallzahlen

 

 

Im Zeitraum von Juli 2018 bis Mai 2019 führte die Firma Ramboll im Auftrag der StädteRegion Aachen eine Organisationsuntersuchung im A 33/ Ausländeramt durch. Auf Grundlage dieser genauen Analyse der damaligen personellen und organisatorischen Gegebenheiten des Ausländeramtes beschloss der Städteregionsausschuss in seiner Sitzung am 27.06.2019 die Umsetzung einiger personeller und organisatorischer Maßnahmen (Sitzungsvorlage 2019/0251). Zudem wurde die Verwaltung beauftragt, im Jahr 2020 einen Sachstandsbericht zur Umsetzung dieser Maßnahmen vorzulegen.

 

Im Folgenden wird der aktuelle Sachstand der organisatorischen sowie personellen Maßnahmen näher erläutert. Darüber hinaus wurde anlässlich einer Veränderung der Fallzahlen eine Fortschreibung vorgenommen, die eine Aussage über den derzeitigen Personalbedarf zulässt. Die Verwaltung hat auf dieser Grundlage über Mehrbedarfe entschieden; der entsprechende Vorschlag zur Anerkennung dieser Mehrbedarfe sowie zur Zustimmung zu der damit verbundenen Erhöhung der Personalaufwendungen und der Stellenplanausweitung wird über die Sitzungsvorlage 2020/0323 eingebracht.

 

 

I Sachstand der personellen Maßnahmen; Entwicklung der Fallzahlen und Fortschreibung des Personalbedarfs

 

Die Personalbedarfsermittlung der Firma Ramboll ergab einen gesamten dauerhaften Mehrbedarf von 5,85 VZÄ sowie einen befristeten Bedarf zur Bearbeitung von Rückständen von 0,99 VZÄ für ein Jahr und 2,98 VZÄ für die Dauer von zwei Jahren. Bei der Berechnung des dauerhaften Mehrbedarfs von 5,85 VZÄ waren die im Jahr 2017 genehmigten Sofortmaßnahmen im Umfang von 5,0 Stellen bereits enthalten (Sitzungsvorlage 2017/0380). Der in der Arbeitsgruppe 33.2 festgestellte Personalüberhang von 3,495 VZÄ war außerdem bereits in Abzug gebracht worden.

 

Dem Vorschlag der Verwaltung folgend erkannte der Städteregionsausschuss in seiner Sitzung vom 27.06.2019 einen personellen Mehrbedarf von 3,52 VZÄ an und beschloss die dauerhafte Einrichtung von 3,5 Stellen sowie die Verstetigung der oben genannten Sofortmaßnahmen im Umfang von 5,0 Stellen. Zudem wurde die Verwaltung beauftragt, den Personalüberhang der Arbeitsgruppe 33.2 von 3,495 VZÄ abzubauen (Sitzungsvorlage 2019/0251-E1).

 

Im Zuge der im Personalkonzept vorgeschlagenen Maßnahmen konnte zunächst die Verstetigung der fünf Sofortmaßnahmen erfolgen. Zudem wurde das bei A 33.2 überzählige Personal umgesetzt und damit der Überhang von A 33.2 zur Deckung des Personalbedarfs bei A 33.1 und A 33.3.I-III herangezogen. Für den anerkannten dauerhaften Personalmehrbedarf in Höhe von 3,52 VZÄ wurden für den Stellenplan 2020 3,5 Stellen eingerichtet. Die neu eingerichteten Stellen konnten bislang entweder besetzt werden oder befinden sich derzeit im Stellenbesetzungsverfahren.

 

Für die Organisationsuntersuchung im Ausländeramt durch die Firma Ramboll wurden die Zahlen der in der StädteRegion lebenden ausländischen Mitbürger_innen aus dem Erhebungszeitraum Oktober 2017 bis September 2018 zu Grunde gelegt.

Allein von Dezember 2018 bis Ende 2019 stieg die Zahl der in der Städteregion lebenden ausländischen Menschen um ca. 4.500 von 88.000 auf 92.500. Diese Steigerung ließ auf einen generellen Anstieg der Fallzahlen und somit des Arbeitsaufwandes für die Mitarbeitenden des Ausländeramtes schließen, sodass A 33 gemeinsam mit A 10.4/ Organisation eine fortgeschriebene Berechnung des Personalbedarfs vornahm:

 

 

1. A 33.1 Zentrale Aufgaben und Integration

 

Die vorherige Arbeitsgruppe 33.1/ Zentrale und ausländerrechtliche Integrationsaufgaben wurde zum 01.01.2020 in zwei Arbeitsgruppen aufgeteilt, da sich die Personalführung aufgrund der Größe der Arbeitsgruppe als schwierig erwies. Zudem hatte die Organisationuntersuchung durch die Firma Ramboll unter anderem ergeben, dass eine Umstrukturierung zur Steigerung der Kunden- und Mitarbeitendenzufriedenheit unabdingbar sei. Die Bereiche der zentralen Verwaltung, Integration, Abrechnung und Statistik sowie der IT-Koordination des Ausländeramtes bilden nun zusammen die Arbeitsgruppe 33.1/ Zentrale Aufgaben und Integration. Die Betrachtung der Fallzahlen zeigt, dass für die zugrunde liegenden Aufgabeninhalte aktuell angemessene Personalkapazitäten vorhanden sind.

 

 

2. A 33.2 Einbürgerung, Staatsangehörigkeitsrecht, Namensrecht

 

Entgegen der Trends der vergangenen Jahre gab es im Jahr 2019 einen außergewöhnlichen Anstieg der Zahl an Einbürgerungsbewerber_innen – von durchschnittlich 900 auf etwa 1.300 - sodass sich hierdurch ein Personalmehrbedarf ergibt. Da ein anhaltend hohes Niveau der Fallzahlen jedoch unrealistisch erscheint, kann ein befristeter personeller Mehrbedarf angenommen werden.

 

 

3. A 33.3.I-III Aufenthaltsangelegenheiten

 

Die steigende Zahl ausländischer Mitbürger_innen in der StädteRegion Aachen führt in den Arbeitsgruppen 33.3.I-III insbesondere zu vermehrten Anträgen auf Erteilung/ Verlängerung von Aufenthaltstiteln zur Arbeitsmigration, Familienzusammenführung, zu humanitären Aufenthaltszwecken sowie für Studierende und Wissenschaftler. Für eine zeitnahe und rechtssichere Bearbeitung dieser Anliegen bedarf es laut Berechnung einer Erhöhung des Personalbestands.

 

 

4. A 33.4 Aufenthaltsbeendende Maßnahmen

 

Nach derzeitigem Stand leben ca. 2.800 ausreisepflichtige ausländische Mitbürger_innen in der StädteRegion Aachen; der weitaus größte Teil dieses Personenkreises wird aus öffentlichen Leistungen finanziert. Eine zeitnahe Rückführung würde daher zu einer deutlichen Entlastung der kommunalen Haushalte beitragen (Erstattungen des Landes erfolgen für diesen Personenkreis in der Regel nicht).

Zeitnahe Rückführungen sind mit der aktuellen Anzahl an vorhandenem Personal der Arbeitsgruppe jedoch nicht möglich: Erschwerend kommt hinzu, dass die Durchführung von aufenthaltsbeendenden Maßnahmen durch die Sachbearbeitenden diese an der Bearbeitung sonstiger Aufgaben des Sachgebietes (Identitätsfeststellung, Passersatzpapierbeschaffung, Flugbuchung, Verfassen von Ordnungsverfügungen, etc.) hindert oder dazu führt, dass die Aufgabenwahrnehmung nach langen bzw. nächtlichen Einsätzen erfolgen muss. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen ergibt sich für die Mitarbeitenden eine enorme Belastung. Diese wird neben der thematisch-inhaltlichen psychischen Belastung zusätzlich dadurch verstärkt, dass die Sachbearbeitenden bei den Einsätzen immer häufiger auf gewaltbereite Menschen treffen und sich hierbei auch einem erhöhten Verletzungsrisiko aussetzen. Trotz regelmäßiger intensiver Unterweisungen und Schulungen sind die Mitarbeitenden immer wieder in Konflikt- und Gefährdungssituationen. Auch die Firma Ramboll hatte die Schaffung eines Teams für die Wahrnehmung des Außendienstes bzw. der Rückführungen vorgeschlagen, welches speziell für diese Verrichtungen qualifiziert sein sollte. Zur Umsetzung dieser organisatorischen Maßnahmen standen jedoch bislang keine ausreichenden personellen Ressourcen zur Verfügung.

 

Durch zusätzliches Personal könnten Rückführungen künftig zeitnah und vermehrt durchgeführt werden. Um darüber hinaus dem beschriebenen kritischen Zustand der Sachbearbeiter_innen entgegenzuwirken, schlägt die Verwaltung vor, neue Kolleg_innen einzusetzen, die im Vollzugsdienst ausgebildet oder erfahren sind, um die Sachbearbeiter_innen größtenteils aus den physischen und psychischen Belastungen dieses Arbeitsfeldes herauszunehmen und vermehrt im Innendienst mit originären Aufgaben einer Sachbearbeitung zu betrauen. Diese sollen außerdem durch zusätzliches Personal bei der Klärung von Identitäten sowie der vermehrten Rückführung von Straftätern unterstützt werden.

 

Schließlich ist die Entfristung der im Jahr 2016 durch den Städteregionstag beschlossenen Transportbegleiter_innen/Fahrer_innen beabsichtigt. Sie sind geringfügig Beschäftigte und können eine kurzfristige und flexible Verfügbarkeit gewährleisten, die bspw. für Gefangenentransporte zu Haftanstalten absolut unerlässlich ist und von den Sachbearbeiter_innen nicht geleistet werden kann.

 

 

5. A 33.5 Infostelle

 

Im Rahmen der unter I. 1. beschriebenen Teilung der ehemaligen Arbeitsgruppe 33.1 ist zum 01.01.2020 aus dem Bereich der Infostelle inkl. der Aufgabenfelder Neuausstellung und Ausgabe eAT sowie Ausstellung von Reiseausweisen für Flüchtlinge die neue Arbeitsgruppe 33.5/ Infostelle entstanden.

Trotz Personalaufstockungen im Anschluss an die Organisationsuntersuchung durch die Firma Ramboll kommt es mit dem aktuellen Personalbestand weiterhin zu Engpässen in der Sachbearbeitung und der telefonischen und elektronischen Erreichbarkeit (Email). Sollen sowohl eine Qualitätsverbesserung in der Sachbearbeitung als auch eine bessere telefonische Erreichbarkeit sowie die Beantwortung aller eingehenden Anfragen und Emails realisiert werden, ist für die Arbeitsgruppe 33.5 eine Aufstockung der Personalkapazität notwendig.

 

II Sachstand der organisatorischen Maßnahmen

Die Organisationsuntersuchung durch die Firma Ramboll hat einige Verbesserungen sowohl für die Aufbau- als auch die Ablauforganisation des A 33/ Ausländeramt hervorgebracht. Im Folgenden wird der Umsetzungsstand der einzelnen Maßnahmen näher erläutert:

 

1. Kundenstrommanagement

a) Einrichtung eines Infopunktes im Hauptgebäude sowie in der Nebenstelle in der RWTH

Der Infopunkt im Hauptgebäude konnte im Januar 2020 in Betrieb genommen werden. Alle Kunden der Infostelle werden zunächst hier vorstellig. Gegebenenfalls kann ihr Anliegen bereits geklärt werden, andernfalls wird ihnen das notwendige weitere Vorgehen erklärt (z.B. Ausfüllen von Unterlagen). Sehr zeitnah war bereits eine Verbesserung der Publikumslenkung zu erkennen. Dies hat für die Mitarbeiter_innen der Infostelle zu einer spürbaren Entlastung geführt, bspw. durch effektivere Vorsprachen aufgrund vollständiger Unterlagen der Kunden. Der Infopunkt in der Nebenstelle in der RWTH konnte aufgrund räumlicher Engpässe bislang nicht realisiert werden.

b) Überarbeitung des Internetauftritts, Einrichtung eines Nutzerportals, Bereitstellung von Online-Dienstleistungen

Die Verbesserung des Internetauftritts wurde umgehend umgesetzt, insbesondere im Bereich der Einbürgerung wurden Antragsformulare und Informationsmaterialien zur Verfügung gestellt. Diese werden intensiv genutzt. Darüber hinaus steht seit Anfang 2020 das Kontaktformular zur Online-Terminanfrage zur Verfügung; bei vollständiger Angabe der persönlichen Daten und des Anliegens wird die Terminvergabe merklich beschleunigt und erleichtert.

c) verbesserte telefonische Erreichbarkeit

Aufgrund der oben beschriebenen weiterhin bestehenden personellen Engpässe in der Arbeitsgruppe 33.5/ Infostelle ist es bei der telefonischen sowie der Erreichbarkeit per Mail bislang zu keiner spürbaren Verbesserung gekommen.

 

1. Anpassung der Aufbauorganisation

a) A 33.1: Teilung der Arbeitsgruppe

Wie unter I bereits erläutert, wurde die ehemalige Arbeitsgruppe A 33.1/ Zentrale und ausländerrechtliche Integrationsaufgaben zum 01.01.2020 in die neuen Arbeitsgruppen A 33.1/ Zentrale Aufgaben und Integration sowie A 33.5/ Infostelle gegliedert.

b) A 33.3.II: Einrichtung einer Hauptsachbearbeitung Asyl

Die Stelle einer Hauptsachbearbeitung Asyl wurde zum 01.01.2020 etabliert und zum 01.03.2020 durch eine erfahrene Mitarbeiterin besetzt, sodass eine Entlastung der Arbeitsgruppenleitung in diesem Bereich sowie eine verbesserte Abstimmung mit der Arbeitsgruppe 33.4 erzielt werden konnte.

c) A 33.4 Einrichtung eines Teams „Außeneinsatz und Rückführung“ mit Teamleitung sowie Installierung einer Hauptsachbearbeitung „abgelehnte Asylbewerber“

Wie unter I.4. beschrieben konnte ein für die Rückführungen gesondertes Team bislang nicht vollumfänglich umgesetzt werden. Die Stelle der Teamleitung wurde aber zum 01.01.2020 eingerichtet und das entsprechende Stellenbesetzungsverfahren konnte zwischenzeitlich erfolgreich abgeschlossen werden. Die Besetzung findet zum nächstmöglichen Zeitpunkt statt; gleiches gilt für die Stelle der Hauptsachbearbeitung, diese wird voraussichtlich zum 01.07.2020 besetzt.

d) Erweiterung der Vertretungsregelung im Bereich Verpflichtungserklärungen

Eine erhöhte Ansprechbarkeit und die Verbesserung der Vertretungsregeln im Bereich der Verpflichtungserklärungen konnte durch die Aufstockung einer der zwei dort verorteten Stellen auf Vollzeit realisiert werden.

e) Etablierung einer Unterstützungskraft im Bereich der IT-Koordination

Zur Unterstützung der bisherigen IT-Koordination wurde im Anschluss an die Organisationsuntersuchung durch Ramboll eine Stelle im Umfang von 0,5 eingerichtet, diese konnte bereits erfolgreich besetzt werden.

 

 

 

1. Anpassung der Ablauforganisation

a) Optimierung des Prozesses „Ausstellung eines elektronischen Aufenthaltstitels (eAT)

Die von Ramboll vorgeschlagene dauerhafte Evaluation dieses Prozesses wurde von A 33 umgesetzt, sodass insbesondere die Ausgabe des eAT durch Änderung der Verfahrensabläufe effektiver gestaltet werden konnte.

b) Optimierung der Schnittstelle zwischen den Arbeitsgruppen 33.3.II und 33.4 im Themengebiet Asyl

In Folge der Einrichtung einer Hauptsachbearbeitung Asyl, wie bereits in 2.b) beschrieben, konnten die Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation zwischen den Arbeitsgruppen 33.3.II und 33.4 im Themengebiet Asyl bereits verbessert werden. Die Hauptsachbearbeitungen haben dabei die Koordination und Federführung der Arbeitsabläufe inne.

 

1. Mitarbeitendenzufriedenheit/-sicherheit

a) Ausweitung des Einarbeitungskonzeptes

Das bereits seit Anfang 2019 vorhandene umfassende Einarbeitungskonzept wird weiterhin praktiziert und stetig bedarfsgerecht angepasst.

b) Erarbeitung eines Sicherheitskonzeptes und Unterstützung beim Umgang mit Stresssituationen

Die Arbeitsgruppenleitungen aller Arbeitsgruppen motivieren die Mitarbeitenden stetig, Veranstaltungen zu den Themen Stressbewältigung und Deeskalation aus dem Fortbildungskatalog der StädteRegion zu besuchen. In der Arbeitsgruppe 33.4 wird die Aus- und Fortbildung kontinuierlich von einer privaten Firma durchgeführt.

 

 

III Ausblick

Insbesondere angesichts möglicher Schwankungen der Fallzahlen ist für die kommenden Jahre eine Fortschreibung vorgesehen, sodass stetig eine Aussage über den personellen Bedarf des Ausländeramtes getroffen und ggf. flexibel reagiert werden kann. Im Zuge dessen wird weiterhin ebenfalls über den Sachstand der organisatorischen Maßnahmen informiert.

 

Mit Blick auf die bereits erfolgten personellen und organisatorischen Maßnahmen wurde angeregt, in 2020 eine Kundenzufriedenheitsabfrage im A 33/ Ausländeramt durchzuführen. Diese wird, sobald die aktuellen Einschränkungen des öffentlichen Lebens es zulassen, vorbereitet. Die Verwaltung wird über das Ergebnis dieser Umfrage berichten.

 

 

Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme.

 

In Vertretung:

gez.: Jansen

 

 

 

 

Anlage:

 

Organigramm des A33